Com a tecnologia cada vez mais interligada com todos os aspectos dos negócios, o CNET @ Work pode ajudá-lo - de prosumidores a pequenas empresas com menos de cinco funcionários - a começar.
Se sua pequena empresa é como a maioria, ela é executada no Microsoft Office.
Você provavelmente também está pensando se é hora de trocar as versões tradicionais de licenças perpétuas do Office para uma assinatura do Office 365.
Em teoria, fazer essa troca oferece várias vantagens. Você obtém um custo previsível em vez de ter que fazer um orçamento para atualizações a cada poucos anos. Você pode instalar aplicativos do Office em vários dispositivos sem problemas de ativação. Atualizações e melhorias contínuas removem algumas das dores de cabeça de ter que comprar, instalar e gerenciar upgrades a cada poucos anos. Você também tem acesso a uma variedade cada vez maior de serviços baseados em nuvem.
Mas tomar a decisão de mudar é apenas o primeiro passo. Muito mais importante é escolher a edição correta do Office 365. E com mais de uma dúzia de edições para escolher, a preços que variam de US $ 4 a US $ 35 por usuário por mês, é fácil tomar a decisão errada.
Então, vamos simplificar o processo de tomada de decisão. Para começar, vamos ver o que está no Office 365. Toda edição do Office inclui alguma combinação dos seguintes elementos:
- Aplicativos de desktop tradicionais do Office (para Windows ou Mac) que são atualizados regularmente para que você sempre tenha a versão mais recente. Cada assinatura do Office 365 permite que você instale esses programas de desktop em até cinco PCs ou Macs
- Email do Exchange Online
- 1 TB de armazenamento de arquivos em nuvem do OneDrive
- Aplicativos móveis para instalação em até cinco telefones e cinco tablets, executando iOS, Android ou Windows
- Colaboração baseada em grupos e ferramentas de comunicação
Para fins dessa análise, supomos que sua pequena empresa não tenha mais de cinco funcionários. Também assumimos que você deseja acesso aos aplicativos da área de trabalho do Office para Windows. Isso remove muitas das opções projetadas para implantação em empresas muito maiores que possuem um departamento de TI em tempo integral.
Com essas condições definidas, você tem três opções amplas disponíveis.
A opção do cheapskate: Office 365 Home
Se o seu negócio for literalmente uma loja de uma pessoa, você poderá se sentir tentado a escolher uma assinatura do Office 365 Home em uma das edições de negócios mais caras do Office 365. Essa decisão pode até fazer sentido se suas exigências forem modestas o suficiente.
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Por US $ 99 por ano, cada assinatura do Office 365 Home é vinculada a uma única conta da Microsoft e fornece acesso ao conjunto completo de programas da área de trabalho do Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote, com o Publisher e o Access disponíveis apenas em computadores com Windows. Ele também atualiza o armazenamento em nuvem OneDrive gratuito associado à sua conta da Microsoft para 1TB e atualiza sua conta gratuita do Outlook.com para uma caixa de correio de 50 GB sem anúncios.
Você pode compartilhar essa assinatura com até cinco contas diferentes da Microsoft, cada uma das quais instala os aplicativos da área de trabalho do Office e tem sua própria atribuição de 1 TB OneDrive e caixa de correio atualizada. (Por US $ 30 a menos, você pode comprar o Office 365 Personal, que limita a instalação a um PC e a um dispositivo móvel e não pode ser compartilhado com outras pessoas.)
Apesar do nome, não há restrições de licença para impedir que você use esses aplicativos em um ambiente de negócios.
Quem é o melhor para: Proprietários únicos que já têm um endereço de e-mail comercial e simplesmente desejam acesso conveniente aos aplicativos de desktop mais recentes do Office em até cinco computadores.
A atualização de classe empresarial: Office 365 Business Premium
Cada assinatura do Business Premium custa US $ 150 por ano. Como a edição Home, permite que você instale os programas da área de trabalho do Office em até cinco computadores. Ele também inclui e-mail do Exchange Online, com um domínio personalizado, 1 TB de armazenamento em nuvem seguro do OneDrive for Business e uma coleção de recursos de colaboração on-line, incluindo o SharePoint e o Microsoft Teams. Adições recentes também incluem ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente.
A maior diferença entre as edições domésticas e comerciais começa com quem gerencia a conta. Cada assinatura do Office 365 Home é gerenciada por um usuário individual com uma conta da Microsoft. As assinaturas empresariais e corporativas pertencem a uma organização e são gerenciadas centralmente, com um administrador atribuindo licenças aos usuários na organização.
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Os planos do Business Premium incluem o email do Exchange Online vinculado a um ou mais domínios personalizados associados à sua empresa. Você pode criar aliases de e-mail (como [email protected]) para fazer com que sua pequena empresa pareça um pouco maior. (Se você quer apenas os aplicativos da área de trabalho do Office e o armazenamento do OneDrive, mas não precisa de email, considere o plano de negócios do Office 365 em US $ 99 por ano.)
Os planos de negócios e corporativos incluem recursos de segurança que você não pode obter com uma assinatura pessoal ou doméstica, incluindo autenticação multifator, redefinição de senha de autoatendimento e alertas de problemas de segurança, como possíveis violações.
Embora você possa comprar uma licença por vez, as edições corporativas do Office 365 incluem ferramentas de gerenciamento projetadas para um departamento de TI ou consultor dedicado. Se você quiser gerenciar sua própria assinatura do Business Premium, certifique-se de estar confortável com tarefas técnicas, como a configuração de registros DNS e MX para seu domínio de e-mail.
Para quem é melhor: pequenas empresas que desejam que cada funcionário tenha acesso total aos aplicativos de área de trabalho do Office junto com um endereço de e-mail personalizado associado à empresa.
Planejando o crescimento: Office 365 Enterprise E3
A Microsoft oferece um menu estonteante de opções para seus clientes corporativos, incluindo o Office 365 ProPlus (US $ 12 por mês), que inclui apenas os programas desktop e o armazenamento OneDrive for Business, bem como os pacotes Office 365 Enterprise E3 e E5, que agrupam serviços online com esses aplicativos.
Embora esses planos sejam destinados principalmente a grandes corporações, eles podem fazer sentido para uma pequena empresa, como um escritório de advocacia ou um consultor de serviços de saúde, que deve cumprir as regulamentações específicas do setor, como a HIPAA. Além dos serviços incluídos em um plano do Business Premium, o plano Enterprise E3 de US $ 20 por mês oferece ferramentas de segurança e conformidade, como a capacidade de garantir legalmente uma conta de e-mail e ferramentas de prevenção contra perda de dados.
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Uma assinatura Enterprise também protege o futuro do seu negócio em crescimento. Ao contrário do plano Business Premium, que limita o número total de usuários a 300, você pode comprar um número ilimitado de licenças corporativas e misturar e combinar os planos ProPlus, E1, E3 e E5. Aqui, também, a interface de gerenciamento pode ser assustadora e é melhor deixar para um consultor profissional ou um provedor de serviços gerenciados.
Para quem é melhor: empresas que precisam projetar uma imagem profissional com e-mail e compartilhamento de arquivos vinculado a um domínio personalizado, bem como aqueles que precisam atender aos requisitos normativos específicos do setor.
Mais Informações
Para obter mais detalhes e gráficos de comparação cobrindo as muitas opções do Office 365, consulte essas páginas da Microsoft.
- Edições domésticas
- Edições de negócios
- Edições Enterprise
E de nossos sites irmãos TechRepublic e ZDNet:
- Microsoft Office 365: O guia da pessoa inteligente
- O Microsoft Office 365 agora tem 120 milhões de usuários corporativos
- Dica do Microsoft Office: o novo AutoSalvar pode não ser tão útil quanto você pensa
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