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Um dos benefícios de administrar o seu próprio pequeno negócio baseado em casa é a possibilidade de pagar menos impostos, gastando o uso de seu espaço de escritório. Esta é uma área que é muito examinada, no entanto, e um bom conhecimento das regras é necessário para estar em conformidade, e minimizar a possibilidade da temida auditoria do Internal Revenue Service (IRS), o mero pensamento de que greves temem nos corações de muitos contribuintes dos EUA.

É sempre uma boa idéia consultar seu consultor fiscal ou preparador sobre sua situação específica.

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A boa notícia é que, se você usar o espaço em sua casa para fins comerciais, poderá tirar proveito do que é conhecido como dedução de escritório em casa em sua declaração de imposto de renda. Quando usada adequadamente, essa é uma despesa que não apenas reduz a renda para fins de impostos federais e estaduais, mas também pode reduzir os impostos de auto-emprego (impostos da seguridade social e do Medicare que são efetivamente duplicados para os autônomos) também.

Você tem que ter cuidado, no entanto, a fim de se certificar de que você é legalmente capaz de utilizar a dedução do escritório em casa, e para o efeito, o IRS tem algumas regras bastante rigorosas a seguir que podem ajudar a evitar ser questionado sobre a dedução, ou pior ainda, auditado.

O IRS lista dois requisitos básicos para se qualificar para a dedução:

1. O espaço deve ter "uso regular e exclusivo". Em outras palavras, você deve usar a área designada em sua casa apenas para "conduzir negócios". Aquele quarto extra em sua casa, seja um antigo quarto ou cova, pode se qualificar.

2. O espaço deve ser seu "principal local de negócios". Você pode realizar negócios fora de casa e ainda se qualificar para a dedução, contanto que você ainda esteja usando o espaço em casa "exclusiva e regularmente" para os negócios.

(Duas exceções aplicam-se à regra de "uso regular e exclusivo": uma se o escritório for usado para armazenar estoque ou amostras usadas na sua empresa, a outra se você for uma creche para crianças, idosos ou deficientes).

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Aqui está o que tudo isso significa: se seu quarto atual está dobrando como seu escritório para o seu negócio baseado em casa, você não pode levar a dedução de escritório em casa. O mesmo vale para o quarto da família onde você pode administrar o seu negócio, mas também é onde a família se reúne para assistir à TV. É o mesmo se você conduzir o seu negócio a partir de sua mesa da cozinha - você não pode legitimamente ter uma dedução para o espaço.

Aquele quarto de hóspedes que não está mais em uso desde que seus filhos se mudaram pode se qualificar. O mesmo acontece com a parte do seu porão que você deixou de lado, onde você simplesmente adicionou uma escrivaninha, uma cadeira e um computador de onde você dirige seu império de negócios. A garagem que estava apenas reunindo lixo ao longo dos anos que você transformou em um escritório também se qualificaria, contanto que o espaço seja usado apenas para o seu negócio. Neste caso, tê-lo murado como designado pode ajudar.

Existem dois métodos que você pode usar para determinar o valor de sua dedução: O Método Simplificado ou o Método Regular. Esses dois métodos são incrivelmente diferentes em termos do que é necessário e das potenciais implicações de longo prazo.

O que você pode deduzir: o método regular

Sob o método regular, você primeiro calcula a porcentagem da casa que é usada para fins comerciais qualificados. Por exemplo, se o seu escritório é de 15 por 20 pés, para um total de 300 metros quadrados, e sua casa é de 2.000 metros quadrados, então 15 por cento da sua casa é usada para negócios.

A partir daí, sua dedução incluiria o seguinte:

• Uma dedução de depreciação: se você usar o método regular, você estaria efetivamente depreciar o valor da sua casa e fazer uma dedução com base na porcentagem de uso multiplicada pelo valor da depreciação. (Mais sobre isso mais tarde.)

• Despesas diretas reais relacionadas ao escritório, como reparos.

• Uma porcentagem das despesas indiretas, como impostos imobiliários, juros hipotecários, seguros e utilidades que se aplicam a toda a residência. Estes são calculados, novamente, multiplicando o percentual de uso de negócios pelas despesas indiretas. As partes não comerciais dos impostos imobiliários e dos juros hipotecários que permanecem serão processados ​​como normalmente são, como deduções detalhadas no Anexo A.

• A dedução total é limitada ao uso comercial de casa menos as despesas de negócios.

• As despesas são tomadas no Formulário 8829 do IRS.

A manutenção detalhada de registros é absolutamente essencial na utilização do Método Regular; No caso de uma auditoria, você precisará estar armado com informações de backup para todas as suas deduções. Isso significa manter contas de serviços públicos, contas de reparo e qualquer outra coisa que você deduzir. Mantenha tudo isso em um arquivo de despesas designado por ano e tenha o hábito de adicioná-lo à medida que as despesas ocorram.

Desvantagens do Método Regular

Além dos cálculos mais complexos e dos encargos de manutenção de registros associados ao Método Regular, há um problema adicional que os contribuintes precisam estar cientes. Quando você vende sua casa, você deve "recapturar" a depreciação que você deduziu do uso de seu escritório em casa ao longo dos anos. Isso basicamente significa que você terá que pagar imposto de renda sobre a depreciação que você pagou, e essa quantia não é elegível para ser protegida pela exclusão de ganhos de capital casados ​​de US $ 250.000 que muitos proprietários podem ser elegíveis para a venda do principal casa.

Os benefícios da dedução da depreciação ao longo de muitos anos (o efeito "pássaro na mão") podem superar o custo potencial de recuperação da depreciação em algum momento no futuro, mas cada situação é diferente.

A opção simplificada

Como o nome indica, a Opção Simplificada requer pouco cálculo e reduz a carga de informações e manutenção de registros. Tenha em mente, no entanto, que isso não simplifica os padrões necessários para se qualificar para a dedução.

Sob esta opção, o contribuinte pode:

• Deduzir até US $ 5 por pé quadrado do espaço utilizado para o negócio, com um máximo de 300 pés quadrados, ou dedução máxima de US $ 1.500.

• Nenhuma outra dedução é feita, seja direta (como reparos) ou indireta (como serviços públicos, juros hipotecários, impostos sobre imóveis ou seguro residencial).

• Nenhuma depreciação é registrada e, portanto, não há recaptura de depreciação fiscal após a venda da propriedade.

Qual método devo usar?

Esta é uma questão bastante complexa que deve ser colocada ao seu consultor fiscal. Os donos de empresas muitas vezes gravitam em torno do método que irá obter a maior dedução fiscal. Ainda assim, calcular a dedução de ambas as maneiras é um exercício digno.

Para aqueles com escritórios relativamente pequenos em relação ao tamanho de sua casa, o Método Simplificado pode oferecer uma dedução melhor e reduzirá muito os encargos de manutenção de registros e de declaração de impostos.

E se eu tiver um escritório em casa e trabalhar para outra pessoa?

As regras são diferentes se você tiver um escritório em casa, mas usá-lo para trabalhar para outra pessoa. (Essas regras serão fortemente impactadas pelas leis tributárias recém-promulgadas para 2018 e posteriores.)

Para 2017, você ainda deve atender aos requisitos "exclusivos" e "uso regular" listados anteriormente, mas, além disso, o uso de um escritório em casa deve ser para "conveniência do empregador":

• O empregador não fornece um local para você trabalhar fora do escritório em casa, exigindo que você trabalhe em casa como uma condição de emprego.

• O escritório em casa é necessário para que você desempenhe suas funções como empregado.

Ao contrário da dedução para donos de empresas, no entanto, se você trabalha para outra pessoa, as despesas associadas são tomadas como uma dedução diversa no Anexo A (Deduções Itemizadas). Deduções diversas são limitadas em que você não recebe crédito a menos que exceda 2 por cento de sua renda bruta ajustada. Embora ainda seja uma dedução legítima em 2017, a nova lei fiscal remove as deduções diversas da declaração de imposto.

A linha de fundo

Enquanto a dedução do escritório em casa, especialmente para os trabalhadores independentes, pode ser benéfica para aqueles que se qualificam, uma grande quantidade de escrutínio deve acompanhar o seu uso. As regras do IRS devem ser seguidas, e a manutenção completa dos registros é uma necessidade, especialmente no caso de você ser auditado.

Como sempre, consulte o seu consultor fiscal para obter conselhos específicos relacionados à sua situação.

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