As suítes do Office já percorreram um longo caminho em termos de compatibilidade de cinco e dez anos atrás. Anteriormente, um documento em uma suíte de escritório raramente abriria adequadamente em um aplicativo de escritório da concorrência, ou, se você pudesse, seria um erro de leitura e ilegível. Até versões diferentes do Microsoft Office não podiam se comunicar corretamente.

Lentamente isso mudou e hoje a compatibilidade de arquivos é possível entre aplicativos como Office, iWork, Open Office e até mesmo suítes on-line do Google e Zoho, para citar alguns. No entanto, o processo não significa que não haja alguns obstáculos. Neste artigo, vamos nos concentrar no iWork 08 e no Office 2007 (Windows) e no Office 2008 (Mac), mas você pode usar algumas dessas mesmas dicas e aplicá-las à sua outra suíte de escritório favorita.

PDF | Páginas e Word | Números e Excel | PowerPoint e Keynote

No canto esquerdo temos o iWork, o pacote de aplicativos de escritório da Apple que inclui um processador de texto chamado Pages, um aplicativo de planilha chamado Numbers e um componente de apresentação chamado Keynote. No canto direito é o animal pesado de suites de escritório da Microsoft com o Word, Excel e PowerPoint.

Infelizmente, 100 por cento de garantias não podem ser dadas que os documentos vão parecer exatamente o mesmo enquanto compartilham entre os dois aplicativos. Se as trocas regulares de documentos de negócios precisarem ser precisas, isso se tornará um incômodo e você poderá considerar a padronização do iWork, do Microsoft Office ou de um dos outros pacotes de escritório disponíveis.

Ao dizer isso, você pode até não ter a opção de usar o iWork ou mesmo o Office para Mac. A plataforma Apple atualmente não suporta funcionalidades como macros VBA nativamente, Tabelas Dinâmicas, nem alguns aplicativos de escritório de back-end personalizados criados no Visual Basic. Nesses casos, você terá opções limitadas, mas usar uma versão do Windows do Windows. Se você é um usuário avançado, você pode tentar recriar macros no iWork usando o AppleScript, mas é um processo inquieto e não há nenhuma maneira atual de automatizá-los ou traduzi-los a não ser à mão.

Embora existam essas minas terrestres de produtividade, não significa que você não possa compartilhar seus documentos de forma eficaz. Veja como:

Em caso de dúvida, use PDF

Sempre que você está compartilhando um documento e não precisa ser alterado pelo destinatário, a melhor maneira de compartilhar seus arquivos é transformá-los em um PDF. Isso é fácil tanto no iWork quanto no Microsoft Office e é a melhor maneira de garantir que os arquivos sejam compatíveis em praticamente qualquer computador.

Para PDF, um documento no iWork é semelhante em Pages, Numbers e Keynote. Clique em Arquivo -> Exportar -> PDF. Cada aplicativo tem diferentes opções de exportação, mas todas possuem PDF.

Para PDF de um documento em um aplicativo do Microsoft Office para Mac, como Word, PowerPoint ou Excel, basta clicar em Arquivo -> Salvar como -> Escolher PDF nas opções suspensas. A versão do Windows não é tão amigável e exigirá o Adobe Acrobat, ou algo parecido com o doPDF instalado, e ambos instalarão uma impressora virtual. Você pode então criar o PDF indo até Arquivo -> Imprimir e selecionando o Acrobat ou impressora equivalente, e o arquivo será exportado.

O problema com documentos PDF é que, embora possam padronizar a aparência de um documento, ele não tem a capacidade de colaborar e alterar documentos.

Compatibilidades de arquivo

Se você pretende compartilhar e colaborar usando o iWork 08 e o Microsoft Office 2007 (Windows) ou Mac Office 08, é importante saber como os dois programas funcionam juntos. Ao importar arquivos padrão do Microsoft Office 2007 e do Mac Office 08 (formatos de arquivo XML abertos com extensões como .pptx, docx e .xlsx), o iWork importará os arquivos e informará quaisquer incompatibilidades automaticamente. No entanto, o iWork não pode salvar ou exportar documentos de volta para esse formato Open XML, em vez disso, ele só pode exportar de volta para formatos anteriores do Office, como .doc, .ppt e .xls.

Por padrão, o Microsoft Office não pode ler os arquivos do iWork 08, você precisará exportá-los para um arquivo .doc, .ppt e .xls antes de tentar compartilhar esses documentos. Isso pode ser feito em Pages, Numbers e Keynote clicando em File -> Export -> e selecione Word, PowerPoint ou Excel, respectivamente.

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Compartilhando arquivos entre o Pages e o Word

Como regra geral, se você tiver um documento simples criado no Word, ele aparecerá de maneira semelhante no Pages. Enquanto a aparência pode ser a mesma, o processo de tradução realmente transforma o documento do Word em um documento do Pages sob o capô. Isso cria alguma estranheza para documentos do Word usando originalmente o Word Art, determinados estilos de fonte e, às vezes, espaços de linha.

Para corrigir problemas de espaçamento entre linhas, clique no inspetor de texto em Páginas e verifique se o espaçamento está definido em pixels.

De maneira semelhante, ao exportar documentos do Pages para o Microsoft Word, nem todos os estilos serão exibidos corretamente no Word. Esse é especialmente o caso no uso de recursos gráficos, caixas de texto e formas. Não é tudo desgraça e tristeza, no entanto. A maioria das funções funcionará bem ou se o Pages estiver com problemas para interpretar os dados do Word, surgirá um aviso para avisá-lo.

Um dos maiores erros é a capacidade de documentos do Pages e do Word visualizarem adequadamente planilhas e gráficos incorporados uns dos outros. Em nossos testes, tentamos mapear alguns dados simples e vimos que as planilhas pareciam totalmente diferentes em cada aplicativo. Para obter os melhores resultados, você deve considerar tirar uma captura de tela de visualizações complexas de dados apenas para garantir que ela pareça a mesma em ambos os aplicativos.

O melhor conselho para compartilhamento entre os documentos do Pages e do Word é usar formatação padrão e não sofisticada e usar o mínimo de recursos do Word Art e de gráficos.

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Colaboração entre números e Excel

Numbers e Excel são ambas planilhas, mas com dois mecanismos bem diferentes embaixo deles. Eles são, como se diz no Sudeste Asiático, "iguais, iguais, mas diferentes". O Excel tem um mecanismo mais poderoso que pode manipular operações mais complexas e integração com sistemas back-end acionados por um banco de dados. O Numbers é mais voltado para contabilidade básica e contagem de bean, mas se destaca (sem trocadilhos) na exibição e exportação de gráficos e exibição de dados graficamente.

Ao compartilhar documentos do Excel com usuários do Numbers, um dos maiores problemas pode ocorrer se você tentar importar algumas funções estatísticas e de engenharia. Isso não afetará a maioria dos usuários que usam planilhas para medições contábeis, mas você pode querer verificar novamente todas as funções complexas com os destinatários para verificar se os números coincidem. Felizmente, o problema é óbvio ao abrir o Numbers - células são destacadas quando nenhuma função pode ser concluída a partir de um documento importado.

Ao importar arquivos grandes do Excel e tentar abri-los no Numbers, alguns usuários se deparam com o problema de o Mac não ter memória sobressalente suficiente. Se isso acontecer, certifique-se de que apenas a quantidade mínima de aplicativos esteja aberta ao mesmo tempo e, se isso não funcionar, talvez seja necessário atualizar sua RAM. Como um indicador aproximado, um computador com 512 MB de RAM atingirá um máximo de 53.687 células em um documento do Excel.

Abrir arquivos protegidos pelos recursos de segurança do Excel pode ter resultados estranhos. Se uma pasta de trabalho for protegida por uma senha, o Numbers exibirá uma mensagem de erro. As células protegidas por senha importadas do Excel podem funcionar, mas aparecerão vazias. Se você deseja compartilhar facilmente um documento, é melhor desativar esse recurso pela Microsoft. Para fazer isso, abra o arquivo no Excel e vá para Ferramentas -> Proteção -> e selecione desbloquear pasta de trabalho. Apenas o autor original poderá desbloquear a proteção por senha.

Por outro lado, existem algumas pegadinhas ao abrir documentos do Numbers da Apple no Excel. Lembre-se de que você não pode abrir diretamente um documento do Numbers no Excel, você terá que exportá-lo como um arquivo .xls. Ao abrir este arquivo .xls no Numbers, você poderá notar uma diferença na forma como os dados são apresentados. Por exemplo, você pode ver um arquivo com muitas planilhas em vez de tabelas em uma planilha como você vê com o Numbers. Uma solução é colar seus dados em uma tabela no Numbers e depois exportar. Dessa forma, você pode ver claramente seus dados em várias planilhas no Excel.

Durante o processo de exportação, o Numbers exibirá automaticamente um painel de comentários para mostrar possíveis problemas ao abrir o documento no Excel. Embora muitas delas sejam substituições, é importante manter uma observação de como e por que o Numbers está exportando os dados.

Compartilhar dados entre o Numbers e o Excel e manter a integridade do documento é o mais difícil de ser feito neste teste do pacote de escritório. É altamente recomendável configurar documentos no Microsoft Excel primeiro e trabalhar com o formato .xls. Isso reduzirá as incompatibilidades de dados e elementos visuais entre os dois programas.

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Compartilhando apresentações entre o PowerPoint e o Keynote

O compartilhamento de apresentações e a colaboração entre esses dois programas é possível, desde que você tenha ao mínimo uma multimídia sofisticada, transições e recursos automáticos.

Duas dicas rápidas que aprendemos já podem ser usadas aqui também. Em primeiro lugar, tente não usar o Word Art no PowerPoint. O Keynote tentará corresponder à fonte do Word Art, mas, se não estiver disponível, colocará um substituto que poderá fazer com que sua apresentação pareça amadora. Em segundo lugar, crie o documento base no PowerPoint primeiro, se possível. Isso reduzirá as inconsistências na importação e exportação se você mantiver o documento em um arquivo .ppt.

Se você for usar vídeo em suas apresentações, a melhor opção para compatibilidade em ambos os programas é o Flash. O Flash está instalado em 97% de todos os computadores e pode ser facilmente visualizado em quase qualquer navegador. No entanto, a próxima melhor opção é o Quicktime, compatível com computadores Mac e PC. O Flash também pode ser usado para controlar o áudio em ambos os ambientes, mas descobrimos que as opções de áudio padrão funcionaram bem entre os dois aplicativos.

As transições de slides e texto que entram e saem voando junto com as imagens exibidas em uma apresentação podem parecer bonitas, mas nem sempre são bem transicionadas entre o PowerPoint e o Keynote. Como regra geral para o compartilhamento de documentos, você deve criar transições básicas, tentar excluir quaisquer funções automatizadas e mantê-las simples.

Embora tenhamos declarado anteriormente que o PDF é o formato mais compatível para exportar documentos, existem algumas opções extras para apresentações que manterão a interatividade conforme configuradas no Keynote ou no PowerPoint. Como uma plataforma interativa, essas apresentações podem ser exportadas para a Web, um arquivo de filme, imagens, Flash e até mesmo um iPod. Basta escolher a melhor plataforma para o seu público-alvo.

Nós podemos ter nitpicked em algumas das maneiras que estes dois programas não funcionam juntos e como minimizar imprecisões de dados, mas eles jogam juntos razoavelmente bem fora da caixa. No entanto, são essas pequenas coisas que não funcionam, que se somarão e serão o bugbear do compartilhamento de documentos entre o iWork e o Office, ou quebrarão essa apresentação crítica. Para obter os melhores resultados de compatibilidade, é melhor usar o método KISS (simplifique, estúpido) ou simplesmente padronize seus documentos no iWork ou no Office.

Como uma nota lateral, não tenha medo de usar alternativas gratuitas, como o Open Office, que está disponível no Windows, Mac e Linux ou aplicativos do Google, que exigem apenas um navegador para ser executado.