Com a tecnologia cada vez mais interligada com todos os aspectos dos negócios, o CNET @ Work pode ajudá-lo - prosumers para pequenas empresas com menos de cinco funcionários - para começar.

Cinco anos atrás, eu estava em consultoria para uma pequena cooperativa de crédito local, que procurava terceirizar o desenvolvimento de seu site para uma empresa profissional que entendesse os elementos de grande branding e merchandising. O objetivo da cooperativa de crédito era "nivelar o campo de jogo" para que sua presença on-line pudesse competir favoravelmente com os sites de grandes bancos e instituições financeiras.

Analisamos vários sites e empresas de marketing. De longe, o melhor designer de website e pessoa de marca era um freelancer local trabalhando em sua casa. Sua concorrência: várias firmas maiores sediadas em Seattle - todas com escritórios bem equipados, completos com máquinas de cappuccino que serviam cafés personalizados para clientes visitantes. Nós visitamos essas empresas, mas o freelancer local não tinha um escritório, então ele veio para a cooperativa de crédito.

Como consultor, olhando principalmente para a qualidade, aconselhei meu cliente que o designer freelancer fez o trabalho de melhor qualidade. No entanto, quando se tratava de outros elementos da RFP da cooperativa de crédito, como a capacidade de apoiar o trabalho de forma contínua ou a solvência financeira de longo prazo do fornecedor, o freelancer não competia bem. No final, a cooperativa de crédito optou por um contrato muito mais caro de uma das empresas de Seattle que servia um ótimo cappuccino e tinha um escritório impressionante no centro da cidade. "Por que queremos colocar nossa fé em uma loja de um cavalo que nem sabemos que será no ano que vem?" O CEO da minha empresa cliente reclamou.

Lição: A impressão profissional entregue por um escritório físico é importante.

"O que muitas empresas estão descobrindo é que elas simplesmente não podem correr bem sem se encontrar com seus clientes cara a cara", diz Marcus Moufarrige, CEO da Servcorp, que fornece escritórios "virtuais" globais.

Não confundir com a realidade virtual, um escritório virtual, de acordo com a Servcorp, permite que pequenas e médias empresas se beneficiem das vantagens de um endereço de prestígio, números de telefones fixos e suporte de equipe sem se comprometer com um espaço de escritório dedicado.

"Você pode estar baseado em Nova York e administrar uma força de vendas global em vários locais com um toque muito leve, mas ainda precisa de escritórios físicos e pessoal de suporte de escritório nesses locais remotos para fechar grandes negócios".

Em outras palavras, os clientes se sentem melhores em fazer negócios com uma empresa que possui um escritório atraente e uma sala de conferências, com uma equipe administrativa profissional à disposição para atender chamadas telefônicas, marcar consultas e servir cappuccino, se necessário.

Pequenas empresas que buscam estabelecer uma grande presença global por meio de escritórios e instalações atraentes em cidades ao redor do mundo podem realizar isso sem ter que fechar contratos de compra e arrendamento de imóveis a longo prazo, diz Mourfarrige.

A alternativa que a sua e de outras empresas oferecem é a "demanda" de escritórios, instalações, tecnologia e assistência administrativa em locais nos EUA e no mundo onde as empresas pagam apenas pelo que precisam ou usam.

Como funciona

Digamos que você seja um provedor de software em nuvem com sede em Nova York, com vendedores remotos localizados em Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdã e Tóquio. Esses vendedores geralmente estão na estrada; quando não estão na estrada, todos têm escritórios em casa. No entanto, quando chega a hora de um vendedor fazer uma grande apresentação ou fechar um negócio com um grande cliente, por exemplo, em Los Angeles, o vendedor pode alugar uma instalação de escritório com suporte administrativo, sala de conferência e a mais recente tecnologia de vídeo. O ambiente impressionante do escritório reforça a força e a marca da empresa e ajuda a fechar o negócio.

Então, se você é uma empresa menor, sem uma impressionante presença de tijolo e argamassa, quais os passos que você pode tomar para capitalizar sobre tijolo e argamassa quando precisar?

Etapa 1: confirme o valor comercial de tijolo e argamassa

Muitas empresas de varejo on-line afirmam com orgulho que não têm nem pretendem ter presença física. Mas para uma grande variedade de outros negócios - planejamento financeiro, contabilidade, direito, seguros, imóveis, software comercial, agrimensura, arquitetura e construção, e assistência médica, só para citar alguns - um escritório virtual pode ser um verdadeiro concorrente. vantagem.

L. Blake Harvey, presidente de uma empresa de relações públicas sediada em Nova York, vê muitos benefícios para a presença de um escritório virtual: "Usei soluções de escritório virtual e elas foram essenciais para ajudar a construir uma base mais sólida para a empresa". diz Harvey. "Isso me deu a oportunidade de trabalhar com clientes e parceiros com confiança, sabendo que meu número de telefone local dedicado estava sempre em serviço e meu e-mail era tratado profissionalmente. O acesso a escritórios por hora e salas de conferência me davam a vantagem extra de poder competir com os meus homólogos da indústria a um preço que fizesse sentido para o meu negócio. A equipe profissional de assistentes executivos e equipe de piso me possibilitou delegar tarefas apropriadas que inevitavelmente liberaram mais do meu tempo para construir o negócio. "

Etapa 2: Quais serviços você deve procurar?

No mínimo, os escritórios virtuais devem oferecer um ambiente atraente em que seus vendedores em campo possam se encontrar com os clientes. Essas instalações físicas de escritório podem incluir escritórios, salas de reuniões para conferências, banheiros, uma área de cozinha - se café e / ou refrescos devem ser trazidos ou preparados - e uma área de recepção onde o pessoal administrativo para as instalações cumprimenta o cliente com o seu Nome da empresa. Uma segunda camada no topo das instalações físicas está apoiando a tecnologia. Isso pode variar de serviços de telefonia e Internet de alta velocidade a videoconferência e outras tecnologias de facilitação para apresentações e demonstrações de produtos.

"Como uma empresa de consultoria de tecnologia, a missão da Chairseven é apoiar nossos clientes fornecendo serviços de consultoria de tecnologia de classe mundial e suporte incomparável ao cliente", diz Jordan Hamad, CEO. "Ao utilizar os escritórios virtuais, podemos garantir que o telefone seja sempre respondido profissionalmente e que tenhamos sempre um espaço confiável, profissional e bem equipado no qual possamos hospedar nossos clientes. Isso nos permite não nos concentrarmos em operar um espaço físico, mas o que fazemos de melhor - resolver alguns dos desafios tecnológicos mais difíceis que nossos clientes enfrentam. "

Passo 3: não se esqueça de mercadoria

Uma instalação de escritório virtual deve ser bem mobilada e nomeada - e algumas delas dependerão de você. Você vai querer trazer um pouco da sua própria marca (sinalização da empresa, etc.) para a instalação para identificá-lo como parte de sua empresa. Invista em sinalização de alta qualidade (ou seja, não apenas pendure um cartaz improvisado) e no mobiliário de escritório. Procure ajuda de decoração profissional se precisar.

Etapa 4: Diálogo com sua equipe de vendas

Se você está usando estritamente escritórios domésticos para a sua força de vendas hoje e deseja incorporar escritórios virtuais, sua equipe de vendas precisa estar ciente de quando e como usá-los. Um cenário possível: instrua-os a usar uma instalação virtual somente quando precisarem fazer uma apresentação chave para um cliente. Nos negócios normais do dia-a-dia, eles continuariam a trabalhar principalmente no campo, usando seus escritórios domésticos. Em outros casos, pode ser mais sensato obter espaço de escritório virtual regular para seus vendedores.

Em todos os casos, é importante informar a equipe de vendas exatamente em que circunstâncias você deseja usar o setor imobiliário virtual. Também é importante ter sua força de vendas envolvida no processo. Peça-lhes que visitem um possível escritório virtual antes de entrar em qualquer acordo. Obtenha seu feedback, antecipadamente, sobre se eles consideram um escritório virtual necessário em seus locais. Finalmente, é importante que você visualize pessoalmente essas instalações. "Usamos escritórios virtuais globais há muitos anos e sempre faço questão de visitar esses escritórios periodicamente", disse Mourfarige.

Conclusão: Empreendedores e proprietários de pequenas empresas agora têm alternativas acessíveis e flexíveis para exercerem presença física nos principais mercados do mundo.

"A maneira como vemos isso", diz Emin Tatosian, co-fundador da startup de tecnologia de ponta FastFin, "é que é um escritório baseado em nuvem, um recurso elástico para nós. Podemos expandir e contratar conforme as necessidades surgirem".