No final do mês passado, a Microsoft lançou um lote de atualizações do Office para iPad, incluindo a opção de boas-vindas de exportar arquivos do Word, Excel ou PowerPoint para PDF.

Apenas um problema: é muito limitado. Por um lado, é difícil encontrar. Em vez de adicioná-lo ao menu Arquivo como seria de se esperar, a Microsoft empurrou o recurso para o menu Compartilhar (que, por sua vez, é um ícone indefinido em vez de um menu rotulado).

Isso é menos misterioso quando você percebe que tem apenas uma opção de exportação para PDF e está transformando-a em um anexo de email. Se você quiser salvar o arquivo localmente ou enviá-lo para uma loja na nuvem (incluindo o OneDrive da Microsoft), azar.

Felizmente, você pode aproveitar o inestimável IFTTT para adicionar um pouco mais de versatilidade a essa opção, ou seja, rotear esses PDFs anexados para o serviço em nuvem de sua escolha. Isso ainda não é tão simples quanto uma opção de armazenamento local, mas deve definitivamente tornar a vida mais fácil.

Para qualquer pessoa já familiarizada com o IFTTT, veja a visão geral de alto nível do processo:

1. Ative o canal de e-mail.
2. Ative o canal para o seu serviço de nuvem preferido: Caixa, Dropbox, Evernote, Google Drive, etc.
3. Crie uma receita que roteie os anexos de e-mail para esse serviço.

E aqui está um tutorial mais detalhado:

Primeiro passo: Entre na sua conta IFTTT (ou crie uma, se necessário), depois ative o canal de e-mail. Isso permite que o serviço reconheça mensagens enviadas de sua conta de e-mail e aja de acordo com a receita que você criar. Você precisará concordar com uma verificação de ativação por e-mail.

Etapa 2: Decida qual serviço de nuvem deve estar no lado de recebimento de seus PDFs e ative esse canal. Você precisará executar uma autorização única para permitir o acesso do IFTTT à sua conta na nuvem.

Etapa três: clique em Minhas Receitas, depois em Criar uma Receita e, em seguida, no link azul "este". Role para baixo até (ou pesquise por) E-mail e clique para ativá-lo.

Etapa 4: clique em "Enviar um e-mail marcado para o IFTTT" e escolha uma hashtag fácil de lembrar. A escolha óbvia é #PDFs, mas você também pode torná-lo algo específico de negócios, como #Widgets. Clique em Criar acionador e, em seguida, no link azul "que".

Etapa 5: Agora, encontre o serviço de nuvem desejado e clique nele. Em seguida, clique em "Adicionar arquivo da URL".

Etapa 6: analise os campos de ação para esta receita. Por padrão, o nome do arquivo para o PDF recém-criado será o que você usar para a linha de assunto do email - desde que você inclua a hashtag mencionada anteriormente. Se você estiver enviando, digamos, um relatório de vendas, o assunto será "Relatório de vendas #PDFs". O PDF carregado terminará com o nome de arquivo "sales report.pdf".

Etapa 7: Por fim, se desejar, modifique a pasta de destino dos seus PDFs. Caso contrário, clique em Criar ação. Revise todos os detalhes (talvez desmarque a opção "Receber notificações quando essa receita for executada", que pode se tornar invasiva rapidamente) e clique em Criar receita.

Agora, sempre que exportar um PDF do Office para iPad, direcione o email para [email protected] (certificando-se de que ele vem do endereço de email vinculado na etapa um). Adicione a hashtag selecionada à linha de assunto, toque em Enviar e pronto. Dentro de um minuto, seu PDF deve chegar em sua conta na nuvem (na pasta designada), onde você pode acessá-lo e compartilhá-lo facilmente.