O Microsoft Word é indiscutivelmente o aplicativo de negócios mais usado no mundo, mas poucos usuários do Word pensam duas vezes sobre o formato de seus documentos. As pessoas podem alterar o tamanho e o estilo de fonte padrão do Word ou alternar entre um único espaço ou espaço duplo entre linhas, mas é sobre isso. Se você quiser uma maneira simples de comunicar sua mensagem de maneira mais eficaz sem parecer chamativa, tente esses ajustes simples no formato do Word.

Primeiro, uma palavra de advertência: quase qualquer documento pode se beneficiar de um pouco de formatação criativa, mas pode ser fácil exagerar nos efeitos. Lembre-se, o objetivo é transmitir sua mensagem da forma mais clara e sucinta possível: não deixe o chiado atrapalhar o bife. Ainda assim, efeitos pequenos - aplicados adequadamente - podem ter um grande impacto no seu público.

Essas técnicas ajudarão a animar seus documentos do Word.

Realce o texto com colunas, bordas e sombreamento

Quando se trata de ênfase, os usuários do Word conhecem três métodos: negrito, itálico e sublinhado (esperamos que não ao mesmo tempo). Mas o uso excessivo de algumas ou de todas essas técnicas de obtenção de atenção pode ter o efeito oposto: sua mensagem se perde em uma confusão de tratamentos de texto.

Jornais e revistas usam textos explicativos para destacar frases e frases importantes. Uma maneira simples de adicionar um efeito semelhante a um texto explicativo em um documento do Word é recuar a seção de texto importante, adicionando uma borda ou sombreamento simples e para seleções mais longas, usando um layout de duas colunas.

Comece selecionando o texto da chamada e pressionando Tab para recuá-lo. Arraste manualmente os marcadores de tabulação da esquerda e da direita na régua na parte superior da janela principal para ajustar as margens esquerda e direita do texto realçado. (Clique em View> Ruler, se não estiver visível.)

Outra opção é usar os botões Aumentar recuo, que estão na seção Parágrafo da faixa de opções Início no Word 2010 e 2007 e na barra de ferramentas Formatação no Word 2003. Você também pode querer centralizar a seleção pressionando Ctrl + E ou escolhendo o ícone do Centro na seção Parágrafo da faixa de opções Layout da Página (Word 2010 e 2007) ou na barra de ferramentas Formatação (Word 2003).

Como mencionei acima, a maneira mais simples de destacar o texto é pressionando Ctrl + B para torná-lo em negrito. Adicione mais impacto aplicando uma borda de linha ao texto da chamada: no Word 2010 e 2007, clique em Bordas da página na seção Segundo plano da página da faixa de opções Layout de página; No Word 2003, escolha Formatar> Bordas da Página. Na caixa de diálogo Bordas e sombreamento, clique na guia Bordas e selecione um estilo, cor e largura da linha.

Na área Visualizar, no lado direito da guia Bordas, escolha os locais na frase de destaque à qual você deseja adicionar uma borda ou use os botões à esquerda da área de visualização. Clique no botão Opções para ajustar o local das bordas no texto selecionado.

Para adicionar um plano de fundo ao texto da frase de destaque, clique na guia Sombreamento, selecione Parágrafo no menu suspenso Aplicar a, à direita, escolha uma cor na caixa suspensa Preencher à esquerda e escolha um nível ou padrão de transparência o menu suspenso Estilo.

Outra opção de formatação para destacar passagens mais longas é alternar para duas colunas. No Word 2010 e 2007, clique em colunas na caixa Configurar página da faixa de opções de layout de página. No Word 2003, clique no ícone Colunas na barra de ferramentas padrão ou escolha Formatar> Colunas. Selecione a opção de duas colunas.

Aplicar um efeito fixo a uma imagem no Word 2010

As escassas opções de edição de imagem incorporadas no Word receberam um impulso no Word 2010 pela adição de Artistic Effects. Os efeitos pré-fabricados não farão com que os fotógrafos profissionais deixem suas paletas de Photoshop personalizadas, mas, para nós amadores, os efeitos de imagem de um clique podem criar um documento monótono de maneira rápida e simples.

Nas mãos erradas, os efeitos de imagem enlatada podem tornar um documento do Word ilegível, mas com um pouco de discrição, os efeitos podem ajudá-lo a destacar seus documentos do Word.

Para aplicar um efeito a uma imagem no Word 2010 e 2007, selecione a imagem para abrir a faixa de opções Ferramentas de Imagem. As opções de Estilos de Imagem na faixa de opções Ferramentas de Imagem permitem adicionar 3D e outros efeitos, alterar a forma e o layout da imagem e aplicar bordas. Segure o ponteiro sobre o efeito para visualizá-lo no documento.

No Word 2010, clique em Artistic Effects na seção Adjust da faixa de ferramentas Picture Tools e mantenha o ponteiro sobre um dos efeitos de 20 ou mais para visualizá-lo. Escolha o botão Opções de efeitos artísticos na parte inferior da janela pop-up de efeitos para ajustar o efeito selecionado.

Para acessar as opções de formatação de imagem no Word 2003, clique com o botão direito do mouse na imagem e escolha Mostrar Barra de Ferramentas de Imagem ou clique em Exibir> Barras de Ferramentas> Imagem. Não há muitos efeitos disponíveis na Barra de Ferramentas de Imagens do Word 2003, mas você pode ajustar as cores, o contraste e o brilho da imagem.

Outras opções permitem girar a imagem, comprimi-la, recortá-la ou adicionar uma borda. (Observe que todos esses recursos de edição de imagem foram aprimorados no Word 2010 e 2007, incluindo a capacidade de visualizar efeitos antes de aplicá-los à imagem.)

Visite o site Ajuda e instruções do Microsoft Word 2003 para obter mais informações sobre como trabalhar com elementos gráficos nessa versão ou sobre os sites de ajuda equivalentes da Microsoft para formatação de imagens no Word 2010 e no Word 2007.

O site Ajuda e instruções do Microsoft Word fornece mais informações sobre os recursos do SmartArt do Word 2010. O site também oferece centenas de imagens, vídeos e arquivos de som livres de royalties.

Converter uma imagem em um plano de fundo do Word

Outro truque de formatação que pode melhorar um documento monótono do Word - quando aplicado de forma sutil - é o uso de uma imagem como pano de fundo para o texto. Na seção Background da página da faixa de opções Layout de página, há opções para adicionar uma marca d'água ou uma cor de plano de fundo à página. Na caixa suspensa Cor da página é uma opção para Efeitos de preenchimento que permite aplicar e personalizar um gradiente, textura, padrão ou imagem para o fundo da página.

Você pode sombrear o plano de fundo apenas em uma seção da página escolhendo Fundo da Página> Sombreado e fazendo sua seleção.

Para aplicar um plano de fundo no Word 2003, clique em Formatar> Plano de fundo e escolha uma cor ou selecione Efeitos de preenchimento para acessar as opções para adicionar um gradiente, uma textura, um padrão ou uma imagem de fundo.

Coloque o texto sobre a imagem no Word 2010 e 2007 clicando com o botão direito do mouse na imagem e escolhendo Enviar para trás> Enviar para trás do texto; no Word 2003, clique no ícone de moldagem de texto (aquele com a silhueta do cão) na barra de ferramentas Imagem e selecione Atrás do texto. Reposicione a imagem atrás do texto destacando a imagem e usando as teclas de seta para movê-la para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita ou use o mouse para arrastar a imagem para o lugar.