Impostos para pequenas empresas: uma cartilha

Com a tecnologia cada vez mais interligada com todos os aspectos dos negócios, o CNET @ Work pode ajudá-lo - de prosumidores a pequenas empresas com menos de cinco funcionários - a começar.

Com mais empresários abrindo pequenos negócios em casa, questões sobre impostos e impostos são inevitáveis. Esta cartilha visa fornecer algumas respostas. No entanto, você deve consultar seu consultor fiscal sobre sua situação específica.

Tem que haver algumas vantagens fiscais para compensar o risco de abrir um negócio baseado em casa, certo? Além disso, há armadilhas a serem evitadas, diretrizes a serem seguidas e coisas para saber, a fim de mantê-lo fora da mira da Receita Federal.

(Além disso, a reforma tributária pode ser o horizonte. Mas, até o momento, não há detalhes suficientes para determinar os possíveis impactos.)

A grande surpresa: imposto de auto-emprego

Dependendo de como o seu negócio é organizado, se você é um único proprietário, ou LLC, então você é responsável pelo imposto de auto-emprego. Ao contrário daqueles empregados por outros e pagos como empregados, os autônomos são responsáveis pelo que é, em essência, o dobro dos impostos FICA e Medicare.

Como funcionário, você provavelmente notou os 7, 65% que são deduzidos do seu salário: 6, 2% para o Seguro Social e 1, 45% para o Medicare, o que atinge um máximo de US $ 7.886, 40 em 2017 com ganhos de US $ 127.200. Seu empregador paga o mesmo valor em seu nome. Os trabalhadores independentes, no entanto, são tanto o empregado quanto o empregador, e pagam as duas metades, para um máximo de US $ 19.461, 60.

Aqueles pego inconsciente disso pode ser whipsawed no tempo do imposto. Uma vez que muitos trabalhadores independentes não recebem um salário real e, portanto, os impostos não são retidos, é fácil perder de vista essa responsabilidade até a data de depósito, o que pode causar um choque terrível na carteira.

Por exemplo, se a sua empresa ganhar US $ 100.000 e você for considerado autônomo, o imposto por conta própria seria de US $ 15.200. Isso não inclui impostos de renda. O remédio, especialmente se você não quiser uma surpresa negativa em termos de impostos e possíveis multas por pagamento a menor do IRS, é incluir o valor do imposto devido em seu pagamento trimestral de impostos estimado.

Parte desta dupla tributação pode ser compensada pelo facto de os trabalhadores por conta própria poderem deduzir 50% do imposto sobre os trabalhadores independentes que pagam com o seu rendimento. Na faixa de 25% do imposto de renda no exemplo acima, isso equivaleria a uma redução de US $ 1.900 no imposto de renda federal - melhor que nada.

Outras deduções: seguro de saúde

Como proprietário de uma empresa autônoma, se você não tiver acesso ao plano de seguro de saúde do cônjuge, estará por conta própria para obter cobertura. Os mercados de seguros de saúde mudaram dramaticamente na última década. Com o advento do Affordable Care Act, em 2010, o seguro privado, como já sabíamos, não existe mais.

A má notícia: os planos de seguro - que não permitem mais que os consumidores escolham o que é coberto (como cuidados de maternidade, saúde mental ou uma visita preventiva "gratuita") - podem ser muito mais caros. Aqui está o que não mudou: o trabalhador independente ainda pode deduzir seus prémios de seguro de saúde, bem como a dedução fiscal de auto-emprego.

Poupança de aposentadoria: segredo mais bem guardado para o autônomo solo

Um dos problemas que todos enfrentamos é economizar para a aposentadoria. Um dos muitos riscos para os autônomos vem de deixar os confins do mundo corporativo, onde você pode contribuir com US $ 18.000 para o plano 401K da sua empresa (mais US $ 6.000 se tiver mais de 50 anos), e mais do que provável, ter uma porção. do que correspondido pelo empregador.

Existem várias opções abertas para pequenas empresas. Talvez o melhor e mais flexível seja o Plano 401K Autônomo, também conhecido como Solo 401K. Esta opção é para os empregadores sem empregados adicionais além do proprietário e do cônjuge. Ele não está sujeito à exigência rigorosa de que os planos tradicionais de planos 401K devem seguir e são fáceis de configurar.

Muitos provedores têm um processo muito simplificado, facilitando o início de tal plano. A partir daí, o proprietário da empresa usa dois chapéus:

Como funcionário, você pode contribuir com até US $ 18.000 por ano de rendimentos auferidos e uma contribuição extra de 6.000 dólares se tiver mais de 50 anos.
Como "empregador", você pode contribuir com até 25% dos lucros líquidos da empresa.

A contribuição máxima total, incluindo a contribuição "empregado" e "empregador" para 2017, é de US $ 54.000 para menores de 50 anos e US $ 60.000 para aqueles com 50 anos ou mais.

A manutenção de registros e os encargos administrativos de tal plano são leves. Quando os ativos do plano atingirem US $ 250.000, o formulário 5500-EZ deve ser preenchido com o IRS. No entanto, assim como o restante, é uma forma "simples" de preencher e não deve levar mais de 10 minutos.

Por último, mas não menos importante, o plano Solo 401K está disponível tanto em ROTH como em formulários tradicionais dedutíveis de impostos.

O que mais posso deduzir?

A verdade é que há um pouco que você pode deduzir como um pequeno empresário. Se você é um único proprietário, ou já formou uma empresa de responsabilidade limitada (ou LLC), você ou seu profissional fiscal provavelmente arquivará um Cronograma C (Lucro ou Perda de Propriedade Única do Negócio). Se as despesas totais do seu negócio forem inferiores a US $ 5.000, você poderá usar o agendamento C-EZ.

Aqui, você listará suas receitas e despesas, que podem variar de publicidade a despesas de escritório, suprimentos, reparos e manutenção, viagens, refeições e entretenimento dedutíveis, serviços legais e profissionais, utilidades, impostos e licenças e aluguel, entre outros. categorias. Há também uma "outra categoria" na qual os proprietários de pequenas empresas gastam itens, como assinaturas, despesas de telefone e internet, e talvez itens adicionais, dependendo da natureza de seus negócios.

Há um pouco de especulação e muitas vezes questões entre os pequenos empresários sobre o que eles podem e não podem deduzir. Em suma, as despesas comerciais legítimas devem ser:

Ambos ordinários (considerados comuns em seu tipo de negócio) e necessários (apropriados para o seu tipo de negócio ou indústria) na operação de sua pequena empresa.
Não deve ser de natureza pessoal: o Schedule C é para o seu negócio; despesas pessoais, tais como juros hipotecários (a menos que você seja elegível para dedução de escritório em casa, caso em que uma parte ainda seria tomada aqui), impostos estaduais e locais, perdas por acidente ou roubo, taxas de preparação de impostos, despesas médicas ou outras se dedutíveis em tudo, seria refletido em outro lugar em seu retorno de imposto, mais provável Schedule A (deduções de itens).

O que mais posso gastar?

Dependendo do tipo de negócio que você opera, você provavelmente terá que comprar equipamentos. Isso poderia incluir tudo, desde um computador, monitores, laptop, impressora, mesas, mesas, cadeiras e a lista continua. Enquanto as grandes empresas normalmente depreciam esses ativos ao longo do tempo, essencialmente reivindicando uma pequena parcela do custo a cada ano com base na vida útil do ativo, as pequenas empresas podem essencialmente gastar esses ativos para fins fiscais no ano em que são comprados.

Veja também : Como calcular a depreciação no hardware do computador: o guia da pessoa inteligente

De acordo com a depreciação "Seção 179", há um limite generoso, de até US $ 500.000 por ano. Então, se você comprar um laptop por US $ 2.000 que é usado exclusivamente para fins comerciais, em vez de depreciá-lo ao longo de sua vida útil (determinado pelo IRS para cinco anos), que permitiria uma dedução de US $ 400, você pode deduzir todos os US $ 2.000 o ano da compra. Isso proporciona um incentivo fiscal para pequenas empresas adquirirem equipamentos. A economia fiscal pode ser considerável; lembre-se do imposto de 15, 2% por conta própria mencionado anteriormente? Isso é calculado após as despesas.

E quanto aos ativos não usados exclusivamente para fins comerciais?

Não se preocupe: se houver ativos usados por motivos comerciais e pessoais - chamados de "ativos de uso misto" - você ainda poderá deduzir parcialmente, com base na porcentagem de uso comercial. Estes podem incluir o laptop que você usa metade do tempo para os negócios, bem como uma parte de suas contas de telefone e internet.

Além disso, isso pode incluir despesas para o uso comercial de seu carro, por meio de uma taxa de milhagem padrão (atualmente US $ 0, 535 por milha), ou as despesas reais de consertos, gasolina, manutenção e reparos, mesmo que sejam usados principalmente para uso pessoal ( as deduções serão rateadas). Como em todos os aspectos da gestão de uma pequena empresa, manter registros impecáveis é uma necessidade absoluta. Por exemplo, para a quilometragem dedutível, você precisa manter um registro da leitura do hodômetro no início e no término, data, local e finalidade da viagem. As milhas de comutação, se aplicáveis, não são dedutíveis.

O escritório em casa

Esta é uma das áreas mais complicadas em termos de tributação de pequenas empresas e sujeita a um escrutínio considerável. A linha inferior é que, se uma área da sua casa é usada exclusivamente para o seu negócio, você pode ser elegível para a dedução do escritório em casa. No entanto, ao contrário de outros ativos (o PC descrito anteriormente, metade usado para negócios, meio pessoal) este espaço designado - para se qualificar para a dedução - não pode ser de uso misto.

Mesmo se você estiver usando um pequeno espaço - por exemplo, o que costumava ser um quarto de 12 pés por 12 pés - exclusivamente para o seu negócio, você pode obter alguns benefícios fiscais escrevendo-o. A partir daí, você terá outra decisão: usar o Método Regular ou a Opção Simplificada.

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Método regular

Isso permite que você use as despesas reais associadas ao uso do escritório, incluindo juros hipotecários, serviços públicos, seguros, reparos e outros custos, bem como a depreciação. Essencialmente, todos os custos são rateados com base na metragem quadrada do escritório em relação à de toda a casa. No caso de itens como juros hipotecários e impostos imobiliários, o valor associado ao restante de sua casa (exceto o espaço comercial) ainda é relatado no Anexo A (Deduções detalhadas).

Opção simplificada

Como o nome sugere, os cálculos são muito mais simples ao se calcular a dedução; US $ 5 por pé quadrado até o máximo de 300 pés quadrados ou dedução de US $ 1.500. Não há necessidade de fazer nenhum outro cálculo, a menos que você queira determinar qual método fornece a dedução mais alta.

Recaptura de depreciação

Aqui está outra coisa para estar ciente de que muitos proprietários de pequenos negócios baseados em casa podem não saber: Se você usar o método regular e tirar a depreciação, o valor total será recapturado quando você vender a casa, o que reduzirá sua base de custo, e pode resultar em ganhos de capital, dependendo do preço de venda em relação à base de custo. Exclusões generosas de ganhos de capital na venda de uma casa primária qualificada (250.000 dólares, 500.000 dólares) podem fornecer uma cobertura adequada para isso, mas todas as situações são diferentes.

Viajar para negócios

Você pode custear o custo do transporte, incluindo passagem aérea, aluguel de carros, estacionamento e assim por diante, além dos custos de hotel e hospedagem, e outras despesas associadas. Se uma viagem for pessoal e comercial, tenha cuidado; você só pode deduzir o que é atribuível aos negócios.

Refeições e entretenimento

Apenas 50 por cento dos custos de refeição e entretenimento qualificados são dedutíveis. Você pode deduzir o custo de refeições e entretenimento relacionados a negócios com clientes, bem como suas refeições enquanto participa de conferências ou em viagens relacionadas a negócios. Manter registros precisos e detalhados - para refeições com clientes, manter datas, quem atendeu e localização. É sempre bom manter os recibos.

Colocando tudo junto

A manutenção precisa de registros é essencial em todos os aspectos da administração do seu negócio. Manter um arquivo de recibo e errar do lado da precaução quando se trata de manter ou afundar recibos ou outros registros. Além disso, é aconselhável considerar o uso de software de contabilidade (como o QuickBooks) ou a contratação de alguém para gerenciar seus livros.

Por fim, considere trabalhar com um profissional de impostos que conheça os detalhes das pequenas empresas e os impostos pessoais. Quando você possui uma pequena empresa, seus impostos pessoais e de negócios provavelmente estão interligados. Embora a preparação precisa de impostos seja extremamente importante, é um evento retrógrado. O planejamento tributário, que deve começar todo ano em 1º de janeiro, é voltado para o futuro e pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua situação fiscal pessoal e comercial.

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