Uma leitora chamada Maribeth está migrando do Outlook para o Gmail e perguntada sobre como sincronizar suas duas contas:

"Acabei de ler seu blog sobre o Outlook / Gmail [Mesclar seus contatos do Outlook e do Gmail]. Entendo que essa é uma correção para torná-los os dois iguais, mas você sabe se há uma maneira de sincronizá- los continuamente? Eu ainda quero usar o Outlook na minha área de trabalho e também ter mobilidade IMAP no meu telefone Droidx2 e também em um iPad. É possível? "

Em uma postagem de julho de 2009, descrevi como "Sincronizar contatos e calendários entre o Outlook, o Gmail e o iPhone". Esse post refere-se ao utilitário Google Calendar Sync gratuito, mas não há nenhum equivalente da empresa para sincronizar contatos. O Google oferece a seus clientes empresariais pagantes o Google Apps Sync para Microsoft Outlook (avaliação gratuita disponível).

Uma alternativa em potencial é o utilitário gratuito de sincronização de contatos da empresa indiana PPP Infotech, que sincroniza automaticamente seus contatos do Gmail e do Outlook. As únicas falhas que encontrei ao testar o programa foram a proteção antivírus integrada do Outlook, que exigia que eu permitisse manualmente que a sincronização de contatos acessasse os contatos do Outlook e a incapacidade de sincronizar contatos que não tivessem dados nos campos de email ou de último nome.

Automatizando a sincronização de contatos entre o Gmail e o Outlook

Para sincronizar seus contatos do Gmail e do Outlook por meio da Sincronização de contatos, insira sua ID e senha do Gmail na tela principal do programa e clique no botão Salvar configurações. Em seguida, selecione a pasta do Outlook para sincronizar (provavelmente Todos os Contatos), escolha uma das duas opções de sincronização (contatos do Outlook para contatos do Gmail ou do Gmail para o Outlook) e clique no botão Sincronizar.

Sincronização de contatos primeiro busca os contatos em cada sistema e, em seguida, sincroniza as entradas. Como mencionei, um aviso apareceu no Outlook solicitando que eu concedesse ao programa acesso aos contatos e especificasse o tempo de acesso (em intervalos de 1 minuto a 10 minutos).

Para ativar as sincronizações automáticas, marque Ativar sincronização agendada na área Sincronização programada na parte inferior da janela Sincronização de contatos. Digite o número de minutos entre as sincronizações e selecione uma das duas opções: contatos do Outlook para o Gmail ou contatos do Gmail para o Outlook. O progresso e os resultados da sincronização aparecem em uma pequena janela que aparece no ícone do programa na área de notificação.

Ao testar o Contacts Sync, o programa ocasionalmente não conseguiu concluir uma sincronização e gerou uma mensagem indicando que o login falhou. Mas nas tentativas subsequentes - sem reinserir as informações de login - a sincronização foi concluída com êxito.

Mais importante, o Contatos Sincronizados ignorou os contatos do Gmail sem dados nos campos de sobrenome ou e-mail. Por exemplo, vários contatos do Gmail para empresas não apareceram nos contatos do Outlook depois de uma sincronização, até que eu digitei algo nos campos de sobrenome ou e-mail da entrada.

Nas primeiras vezes que o Sincronização de Contatos foi executado, várias entradas apareceram nos contatos do Outlook no meu PC de teste com apenas um nome ou um endereço de e-mail. Alguns deles parecem ser o resultado da tendência do Gmail de adicionar contatos automaticamente quando você se comunica com pessoas. Depois que eu limpei essas entradas órfãs em meus contatos do Gmail, o problema desapareceu.

Sincronizações geram entradas de contato duplicadas no Outlook

Um outro problema que encontrei nos testes foi a tendência do Contacts Sync de duplicar algumas entradas de contato do Gmail no Outlook. Isso pode estar relacionado a entradas que aparecem em mais de uma pasta de contatos do Gmail. As duplicações foram eliminadas, garantindo que as entradas aparecessem em apenas uma pasta do Gmail, o que pode ou não ser uma solução prática para você.

Outra opção para lidar com entradas duplicadas é usar o utilitário gratuito Removedor de Itens Duplicados (ODIR) do Outlook da empresa holandesa Vaita. Observe que o programa funciona somente com versões de 32 bits do Outlook.

Eu preferiria lidar com a entrada duplicada ocasional do que se preocupar com a perda de dados de contato como resultado de uma sincronização. O programa fez um bom trabalho ao preservar os nomes, endereços de e-mail, números de telefone e endereços de contatos no Gmail e no Outlook, mas, como mencionei acima, parece ignorar as entradas do Gmail sem dados no último nome ou e campos de correio.