Com a tecnologia cada vez mais interligada com todos os aspectos dos negócios, o CNET @ Work pode ajudá-lo - de prosumidores a pequenas empresas com menos de cinco funcionários - a começar.

Para Todd Spodek, a decisão de equipar seu escritório de advocacia de Nova York com os aplicativos de software do Google reduziu uma única necessidade: a colaboração.

"Nós nos estabelecemos no Google porque ele estava na vanguarda das ferramentas baseadas na nuvem", disse Spodek, diretor do Spodek Law Group PC. "Temos três escritórios, portanto a sincronização de informações é fundamental, pois nos permite fazer tudo remotamente.

"É realmente um processo simplificado e tudo é fácil de gerenciar", acrescentou.

O G Suite, como o Google Apps for Work foi renomeado no ano passado, foi criado para a Internet, o que não é surpresa, considerando a herança pós-PC do Google. Essa abordagem informou seus aplicativos, que funcionam na nuvem. Isso também significa que sua empresa nunca perderá dados ou documentos porque todas as alterações nos documentos do Google são salvas automaticamente e armazenadas em backup em uma nuvem do Google. Tudo o que a sua equipe precisa é de um navegador da web em um computador ou dispositivo móvel com acesso à internet.

Se você está migrando da Microsoft, lembre-se de que pode levar algum tempo para mudar seu fluxo de trabalho do MS Office para o Google Apps. Também pode ser necessário tempo e incentivo para convencer alguns usuários a aceitar a estrutura de pastas do Gmail, em comparação com o que eles estão acostumados a usar com o Outlook.

O G Suite é para todos?

Necessidades e prioridades não são uniformes, no entanto; Vejamos algumas áreas em que o G Suite talvez não seja o ideal para sua pequena empresa.

Embora o Google tenha diminuído a diferença de recursos em relação ao que era há anos, as opções de documentos e apresentações de slides do G Suite ainda permanecem mais limitadas do que o Word e o PowerPoint da Microsoft. Portanto, se você sentir necessidade de todos os recursos possíveis, o Office é a melhor escolha.

Como tudo está na nuvem com o G Suite, seus funcionários serão cortados temporariamente se a conexão à Internet for interrompida ou se houver uma interrupção no Google.

O Google anunciou este ano que iria parar de escanear os e-mails de pessoas que usam seu e-mail gratuito do Gmail para personalizar. A empresa isentou as contas empresariais do G Suite da personalização de anúncios. Ainda assim, alguns podem ter preocupações com privacidade persistentes sobre se alguém está lendo e-mail. No final, a questão gira em torno de como você é paranóico.

Provavelmente certo para você

Mas esses são problemas menores. Enquanto isso, a empresa está adicionando 10 novos recursos ao pacote até o final do ano. Se você é uma startup ou uma pequena empresa, vamos ver mais de perto o motivo pelo qual o G Suite pode ser adequado às suas necessidades.

Preço

O preço é atraente. O G Suite é oferecido em diferentes camadas e versões. Uma assinatura mensal para versões profissionais de escritório e negócios varia entre US $ 5 e US $ 10 por usuário. Por outro lado, o custo mensal para as versões comerciais do Microsoft Office 365 varia entre US $ 8, 25 a US $ 15 por usuário para a edição premium.

Familiaridade

Graças ao status de marca icônico do Google, muitos de seus funcionários provavelmente já estão familiarizados com o Gmail, bem como com os outros produtos do G Suite. Além disso, o Google Docs, o Planilhas e o Google Agenda apresentam mínimas curvas de aprendizado. Isso significa que você não precisará se preocupar em treinar funcionários ou investir na equipe de suporte interno.

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Simplicidade

Um único login garante acesso a todo o pacote de aplicativos, e os usuários dos mesmos grupos de trabalho podem compartilhar informações automaticamente. Isso torna conveniente a colaboração em arquivos digitais em tempo real pelos funcionários - ou até mesmo por seus clientes.

Há uma grande vantagem quando se trata de organização de e-mail: em vez de entupir o disco rígido do seu computador com gigabytes de e-mails, você pode facilmente arquivar mensagens na nuvem e nunca precisar se preocupar em sincronizá-las com outro dispositivo.

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Conveniência

Ser baseado na nuvem se traduz em conveniência. Os funcionários podem acessar suas informações onde quer que estejam em qualquer dispositivo. E, caso estejam presos em algum lugar fora do alcance e não consigam encontrar uma conexão com a Internet, eles ainda poderão acessar seus documentos off-line. Os administradores também podem controlar o acesso off-line usando políticas de dispositivos.

A capacidade de colaborar, em geral, é muito mais fácil com o Google. Ele elimina qualquer necessidade de carregar um pen drive para sincronizar entre um desktop de escritório e seu laptop caso você precise trabalhar remotamente.

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Compatibilidade

O G Suite simplifica o compartilhamento de documentos e a edição em grupo. Em vez de passar um documento do Word e tentar acompanhar as revisões, vários editores podem trabalhar no mesmo arquivo do Google Doc ao mesmo tempo. Alguns podem hesitar em mudar a popularidade do Microsoft Office. No entanto, o G Suite permite que os usuários editem arquivos do Office sem exigir que eles tenham o software do Office. Depois de fazer alterações em um arquivo, os usuários podem selecionar Arquivo> Fazer download no menu para salvar qualquer documento de edição no formato do Office. O Google também oferece uma extensão que permite aos usuários editar arquivos do Office sem precisar convertê-los para o formato do Google.

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Segurança

Se sua empresa conta com o Android, que, lembre-se, é a plataforma de telefone mais popular do mundo, ou com os Google Chromebooks, o G Suite oferece uma conexão perfeita com esses sistemas de hardware. Além disso, se você fornecer aos funcionários telefones Android da empresa, o G Suite fornecerá ferramentas de segurança e administração que poderão redefinir remotamente o dispositivo e impedir que ele seja usado por outra pessoa em caso de roubo ou perda.

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Certamente existem mais recursos no Word, Excel, PowerPoint e outras ofertas da Microsoft. Mas diferente da ocasião rara, quantas vezes você realmente sentirá falta de ter acesso a esses recursos? A maioria das pessoas usa apenas uma fração dos sinos e assobios que a Microsoft coloca em seus aplicativos de qualquer maneira.