Isso faz parte da série de histórias #adulting da CNET para ajudá-lo a descobrir como viver, trabalhar e jogar agora que você está crescido.
Se você tem um emprego - ou vai para a escola, ou apenas respira - em 2017, você provavelmente confia no e-mail para fazer as coisas. E, embora você provavelmente esteja enviando e-mails por boa parte de sua vida, enviar e-mails para colegas e chefes é diferente de enviar mensagens para sua mãe ou sua melhor amiga.
Eu tenho escrito e-mails profissionalmente para clientes por cerca de 10 anos. Aqui estão as minhas melhores dicas para obter seus e-mails abertos, ler e responder a todas as vezes.
1. Não desperdice a linha de assunto
A linha de assunto é sua primeira (e às vezes última) chance de conseguir alguém para abrir seu e-mail. Não hesite com uma linha de assunto que diz apenas "Oi!" Isso não diz nada ao leitor. Se eles não o conhecerem pessoalmente, eles apenas assumirão que seu e-mail é spam e o excluirá.
A melhor linha de assunto resume o que é seu e-mail. Aqui estão alguns bons exemplos:
- Pergunta sobre a reunião de terça-feira
- Precisa de ajuda com o novo software
- Você conhece Jim Smith?
- Feedback útil na conferência de Nova York
Lembre-se de que as linhas de assunto são cortadas, especialmente no celular. Então, mantenha-o curto, interessante e direto ao ponto.
2. Adicione um senso de urgência (... se for urgente)
Outra dica para se abrir é adicionar um senso de urgência à linha de assunto - se e somente se for urgente. Usar caps lock é ótimo para isso, mas use-o com moderação. aqui estão alguns exemplos:
- Preciso da sua planilha o mais rápido possível
- URGENTE: Você já votou?
- ATENÇÃO: Precisa de ajuda na sala de reuniões
- RSVP: precisa da sua resposta por EOD
- TIMELY: Inscreva-se até as 18h de hoje
O acima é útil somente quando você realmente precisa que o e-mail seja lido e respondido com urgência. Quando usados em excesso, estes prepends perdem rapidamente o seu empate.
3. Seja casual e use nomes
Se você estiver enviando e-mails para alguém que não conhece você, certifique-se de sempre abrir com o nome da pessoa. Isso faz com que um email pareça menos spam e mais pessoal. Um e-mail casual pode começar, "Hi Anna!" Se o email for mais formal, vá com algo como "Hello Anna Jones" ou "Dear Ms. Jones".
Mesmo que um e-mail seja normalmente formal, você pode ter mais sorte com uma tática inesperada e casual. Este tipo de email parece pessoal e casual, mas não é invasivo. Dizer oi, usando o primeiro nome e mencionar algo pessoal e específico para o destinatário, pode levar o e-mail para aquele lugar casual sem ultrapassar o limite. Algumas coisas que você pode dizer são:
- Foi ótimo te conhecer na semana passada
- Adorei seu tweet / Facebook post / etc. sobre [preencha o espaço aqui]
- Sua palestra na conferência [preencha o espaço em branco] foi especialmente útil para mim porque [preencha o espaço em branco]
Essa abordagem casual pode fazer com que o receptor se sinta relaxado e mais receptivo. Eu uso a abordagem causal 90% do tempo e funciona. Eu guardo formal para os funcionários do governo e CEOs de grandes corporações.
Mesmo em e-mails mais formais, começar com um elogio ou uma experiência pessoal positiva pode levar imediatamente o leitor a investir em seu e-mail e mais disposto a responder. Apenas mantenha isso curto.
4. Chegue ao ponto
Pense em como você verifica e prioriza sua caixa de entrada. Provavelmente, você percorre muitos e-mails para identificar o que precisa de uma resposta imediata e o que pode ser adiado. Portanto, não perca tempo com preâmbulos. Chegar ao ponto imediatamente, em seguida, adicione qualquer explicador ou informação lateral depois. Ninguém tem tempo para percorrer um email para descobrir o que diabos você quer.
Quando apropriado, uma lista com marcadores pode ajudar o leitor a entender rapidamente o que você precisa.
5. Mantenha curto
Mesmo se você chegar ao ponto imediatamente, não divague depois. Inclua apenas as informações mais importantes e, em seguida, pare de digitar. A sério. Um longo bloco de texto apenas fará seus destinatários suspirarem e decidirão que voltarão e lerão seu e-mail mais tarde, quando tiverem mais tempo. Adivinha o que, embora? Seu e-mail será rapidamente esquecido e eles nunca voltarão para você.
6. Adicione uma frase de chamariz
Se você quiser que um destinatário aja, diga isso. Dê a eles instruções sobre exatamente o que você precisa, como uma resposta em uma determinada hora e data. Isso é chamado de call-to-action (CTA) no profissional de e-mail biz.
7. Tornar mais fácil
Certifique-se de que é tão fácil quanto possível para o seu destinatário fazer o que você pede. Adicione um link para clicar, um número de telefone para ligar ou um documento para ler, se precisar de mais do que apenas uma resposta por e-mail.
8. Adicione um prazo
Não se esqueça de adicionar um senso de urgência, dando ao destinatário um prazo para sua ação, se puder. Além disso, as boas maneiras são uma obrigação para evitar que sua chamada à ação seja exigente. Diga por favor e obrigado para suavizar o seu pedido.
aqui estão alguns exemplos:
- Você pode me enviar uma resposta por EOD? Obrigado!
- Você pode por favor RSVP usando este link ao meio-dia?
- Por favor, me ligue às 9h. Meu número de celular é 000-0000.
- Por favor junte-se ao resto da equipe no nosso grupo Slack: abc123.slack Senha: 1234
Dependendo da urgência do seu pedido, também pode ajudar o destinatário a responder mesmo que o prazo não funcione. Desta forma, você pode realizar um diálogo que ajuda a evitar a queda.
9. Não esqueça seu nome
Finalize o email com um agradecimento e seu nome. Não apenas assuma que eles sabem de quem é o e-mail. Na verdade, certifique-se de editar a assinatura automática da sua conta de e-mail com seu nome completo, sua ocupação ou posição e informações de contato para que ela seja preenchida automaticamente em cada e-mail.
10. Acompanhamento
Depois que seu prazo expirar, não tenha medo de enviar um email ao destinatário para verificar sua resposta. Às vezes as pessoas pretendem te responder, mas elas simplesmente esquecem.
Aqui estão algumas linhas de acompanhamento que você pode roubar:
- Oi (nome), notei que você não voltou para mim sobre (tópico). Você pode voltar para mim por (tempo)? Obrigado!
- Oi (nome), você viu meu e-mail sobre (tópico)? Se eu pudesse obter uma resposta por (tempo) isso seria fantástico. Obrigado!
Conhecer a arte de um e-mail eficaz pode fazer com que você seja notado. Use esses elementos e você obterá resultados. Quem sabe? Suas habilidades de e-mail mais experientes podem até levá-lo a subir a escada no trabalho.
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