9 recursos ocultos do Google Drive

Eu uso o Google Drive todos os dias. Eu uso para o trabalho. Eu escrevi este post no Google Docs, na verdade. Eu uso em casa, seja usando o Planilhas para mapear a programação de verão dos meus filhos, ou adicionando à minha pasta de receitas em constante expansão - facilita compartilhar favoritos com amigos ou acessar os ingredientes necessários no meu telefone quando eu m na mercearia. É difícil imaginar minha vida digital antes do Google Drive.

Usei o Drive por tempo suficiente para descobrir algumas gemas ocultas ao longo do caminho que tornam o serviço em nuvem do Google uma ferramenta ainda melhor. Aqui estão nove recursos que eu uso que também podem ajudá-lo.

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Chutar fotos fora da vista recente

Volto para a visualização recente do Google Drive para encontrar os documentos em que estou trabalhando nesta semana ou neste mês. Ou antes de começar a usar o Google Fotos para fazer backup de fotos no meu iPhone. Agora, as fotos entopem minha visão recente, tornando-a inútil. Eu gostaria que o Google me desse uma opção para excluir fotos da minha lista recente de arquivos, mas até que isso aconteça, você pode usar essa solução alternativa.

No campo de pesquisa, digite -jpg e todas as suas fotos serão filtradas, permitindo que você navegue pelos arquivos que você criou ou editou recentemente. Você pode usar essa solução alternativa no Google Drive na Web e no aplicativo para dispositivos móveis.

Ativar Acesso Rápido

Esse novo recurso adiciona um cinturão de miniaturas na parte superior da visualização Meu disco que oferece a você acesso rápido aos arquivos modificados recentemente. (E, felizmente, não inclui fotos como a visualização Recentes.) Você encontrará uma linha para o Acesso rápido nas configurações do Drive. Basta clicar na caixa para Disponibilizar arquivos relevantes quando você precisar deles e, em seguida, atualizar a página.

Filtrar suas pesquisas

Este está se escondendo à vista de todos. Na caixa de pesquisa na parte superior do Google Drive, há um botão de seta para baixo na borda direita. Clique nele e você terá um painel de opções de pesquisa para filtrar seus resultados de pesquisa. Se você usa o Google Drive há anos e acumulou uma grande biblioteca de arquivos, essas opções de pesquisa são extremamente úteis para restringir seus resultados. Você pode filtrar por tipo de arquivo, data de modificação e proprietário. Para documentos compartilhados, você pode filtrar por alguém com quem você compartilhou um arquivo. E para que você não deixe alguém pendurado, você também pode filtrar por arquivos que tenham um item de ação atribuído a você ou ter sugestões esperando por você em um arquivo.

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Enviar links para arquivos em vez de anexos

Há um pequeno ícone do Google Drive na parte inferior da janela de composição do Gmail. Ele permite anexar arquivos armazenados no Drive ou simplesmente enviar um link. Para formatos do Google Drive - Documentos, Planilhas, Apresentações e assim por diante - sua única opção é enviar um link para o arquivo. Para outros tipos de arquivo - PDFs, documentos do Word, imagens - você tem a opção de enviá-los como um anexo ou um link do Google Drive, que permite compartilhar arquivos maiores que o limite de 25 MB de tamanho do Gmail para anexos.

Formatação rápida e clara

Você tem algumas opções para limpar a formatação do texto que você colou no Documentos. Você pode destacar o texto e selecionar o texto normal na barra de ferramentas na parte superior. Ou você pode ir para Formatar> Limpar formatação . (Para o último, você pode usar o atalho de teclado Ctrl- \ ou Command- \ para Mac.) Você pode evitar o processo de remoção de formato mantendo pressionada a tecla Shift ao colar o texto. Sim, Ctrl-Shift-V cola sem formatação.

Backup de telefone com um toque

Deseja fazer backup dos dados importantes do seu telefone para o Drive? Você pode! E com um único toque. No aplicativo móvel, vá para Configurações> Backup e escolha o que você deseja fazer backup - contatos, eventos de calendário ou fotos e vídeos (ou todos os três). Basta tocar no botão Iniciar Backup para começar. Provavelmente vai demorar um pouco, então você pode querer iniciar o processo durante a noite. Seu telefone precisará estar conectado e conectado ao Wi-Fi.

Fazer backup de pastas no PC ou Mac

Com o aplicativo Backup e Sincronização do Google, você pode fazer backup do conteúdo do seu Mac ou PC, ou apenas de pastas selecionadas. Além disso, você pode fazer o contrário e sincronizar os arquivos armazenados no Google Drive em seu computador para facilitar o acesso off-line. Veja como começar a usar o aplicativo de backup e sincronização do Google para obter instruções sobre como iniciar o backup e sincronizar seus arquivos.

Comente diretamente nos arquivos do Microsoft Office

No início deste ano, o Google adicionou a capacidade de comentar sobre os arquivos do Microsoft Office, evitando que você precisasse converter um documento do Word, por exemplo, em um Documento Google para comentar ou usar uma extensão do Chrome. Agora, você pode abrir um documento do Word, um arquivo do Excel, uma apresentação do PowerPoint e similares e adicionar seus comentários diretamente ao arquivo. Seus comentários serão exibidos se seus colaboradores abrirem o arquivo no Google Drive ou no aplicativo da Microsoft aplicável. Para adicionar seu comentário, clique no botão Adicionar comentário - parece um balão quadrado com um sinal de mais dentro dele. Por que não podemos todos nos dar bem com o Google e a Microsoft quando se trata de comentar sobre arquivos?

Configurar o acesso off-line

Precisa trabalhar durante seu trajeto ou outras vezes quando você não está conectado à Internet? Sem problemas. O Google Drive permite que você acesse seus arquivos quando estiver off-line e, em seguida, sincronizará suas alterações quando você voltar a ficar on-line, mas primeiro você deve fazer duas coisas para configurar o acesso off-line:

Instale a extensão off-line do Google Docs.
Faça login no Google Drive, clique no botão para abrir Configurações e marque a caixa na seção Off-line para Sincronizar arquivos do Google Docs, Planilhas, Apresentações e Desenhos para este computador para editar off-line .