É mais fácil do que nunca garantir que as cópias de seus registros, documentos, fotos, vídeos e outros dados pessoais mais importantes sejam legíveis / visíveis / reproduzíveis por muito tempo depois que o hardware e o software usados ​​para criar os arquivos tiverem afetado a poeira.

As quatro chaves para o arquivamento seguro de dados são escolher formatos de arquivo que não se tornem obsoletos, usar mídias de armazenamento que não se deteriorem ou fiquem inacessíveis, separe várias cópias e verifique seus dados arquivados regularmente para garantir que eles ainda sejam legíveis.

Não fique preso com formatos de dados desatualizados

A maioria dos arquivos que você deseja arquivar provavelmente está em formatos proprietários, como o .doc, .xls e .ppt do Microsoft Office para Word, Excel e PowerPoint, respectivamente. Apesar da onipresença de softwares e serviços que permitem ler e editar arquivos do Office sem o aplicativo do Office usado para criá-los, esses formatos se tornarão obsoletos um dia - talvez mais cedo do que você imagina.

Mesmo se você arquivar arquivos em seus formatos proprietários originais, é recomendável salvar outra versão dos arquivos convertidos em um formato padrão aberto. Essa é a abordagem adotada pelo serviço de arquivamento de dados Archivematica de código aberto, que mantém o formato de arquivo original, mas também converte os arquivos em formatos apropriados de "preservação" e "acesso".

Por exemplo, os planos de preservação de tipo de mídia do Archivematica convertem os arquivos de processamento de texto .doc, .rtf e .wpd para o ODF (Open Document Format) baseado em XML para preservação e para o PDF da Adobe para visualização. Da mesma forma, o sistema salva arquivos de imagem raster .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga e .tiff como TIFFs não compactados para preservação e como JPEGs para exibição.

O sistema Archivematica ainda está muito em desenvolvimento, mas você pode fazer o download da versão alfa do software de arquivamento gratuito para uso em um appliance virtual, Live USB key ou Live DVD.

Para recapitular, a melhor maneira de garantir que seus arquivos sejam legíveis, mantendo a formatação original e outros atributos, é salvá-los em seu formato nativo e em pelo menos um outro formato genérico aberto. Isso permite abrir, visualizar e editar os arquivos do programa usado para criá-los, se estiverem disponíveis, e acessar os dados de uma forma mais básica, se o software proprietário não estiver disponível.

Encontre um meio de armazenamento com pernas

Se você está se perguntando por quanto tempo os dados em seus CDs e DVDs vão durar, você não está sozinho. Mesmo os especialistas não podem concordar com a longevidade esperada da mídia ótica - e o mesmo vale para fitas magnéticas e discos. (O X Lab oferece uma discussão detalhada da longevidade da mídia ótica, incluindo uma breve descrição dos padrões ISO para teste de mídia ótica.)

O consenso geral é que os CD-Rs devem durar de 30 a 50 anos, os DVD-Rs são menores do que isso, e os CD-RWs e DVD-RWs são ainda menores. Da mesma forma, espera-se que as fitas e os discos rígidos sejam legíveis por 10 a 30 anos, enquanto os discos portáteis, pen drives USB e outros dispositivos de armazenamento em estado sólido podem sobreviver pela metade do tempo, talvez.

Mas estes são apenas números. Quem quer confiar seus dados importantes a probabilidades? Os fatos são que qualquer meio de armazenamento pode falhar a qualquer momento. É por isso que você deve arquivar dados em mais de um meio e verificar regularmente seus arquivos quanto a falhas (mais sobre esses pontos abaixo).

Duas das minhas opções favoritas de armazenamento de arquivamento são as mais antigas e as mais recentes: papel e on-line, respectivamente. Embora a impressão de seus arquivos não seja ecologicamente correta, é difícil superar a expectativa de vida dos registros em papel armazenados adequadamente. É claro que encontrar arquivos específicos em um arquivo de papel pode ser um desafio, e os registros em papel não são fáceis de converter.

Se a busca e a fácil acessibilidade são importantes, os arquivos de dados online são uma boa escolha. Serviços como o SpiderOak e o SkyDrive da Microsoft facilitam o armazenamento de cópias de seus arquivos importantes na nuvem, onde podem ser recuperados de qualquer navegador. (Eu descrevi o SpiderOak e dois outros serviços gratuitos de armazenamento on-line criptografados em um post de junho de 2009).

Mais de um arquivo, mais de um lugar

Armazenar seu arquivo de dados online viola duas regras de armazenamento seguro: você não tem acesso físico ao hardware em que os arquivos estão armazenados e é suscetível à saúde financeira do serviço que está usando. Se o serviço for interrompido, não há garantia de que você conseguirá recuperar seus dados e você precisará confiar na capacidade do serviço de manter e fazer backup de seus servidores de armazenamento.

A chave é evitar colocar todos os seus ovos de arquivo em uma cesta. Use uma combinação de mídia e tipos de arquivo ao arquivar dados importantes para aumentar as chances de que as informações estejam acessíveis no futuro. E, à medida que novas mídias de arquivamento são desenvolvidas e comprovadas como práticas, converta seu arquivo em um desses formulários.

Uma outra regra importante de armazenamento de arquivos: sempre armazene pelo menos uma cópia de seus dados arquivados em algum lugar que não seja sua casa ou escritório. Esta é uma área onde o armazenamento online é útil.

Agendar verificações regulares de arquivos

Nos últimos dois anos, passei uma boa parte do meu tempo livre usando o software de áudio Audacity gratuito para converter milhares de músicas em várias centenas de fitas de áudio para MP3s. Algumas das fitas foram feitas em meados da década de 1970, mas a maioria data dos anos 80 e início dos anos 90.

A maioria das fitas compradas em lojas na minha coleção agora não pode ser reproduzida, mas tive muito mais sorte com as gravações feitas em casa. Na verdade, uma fita que eu fiz em 1976 passou boa parte de sua vida útil armazenada no meu antigo bug da VW - através de temperaturas congelantes e calor intenso - mas soava totalmente nova quando eu converti suas músicas para o digital (obrigado, TDK !)

Quando se trata de seus arquivos digitais importantes, você não pode confiar na sorte. Adquira o hábito de abrir um punhado de arquivos em seus vários arquivos regularmente. Se eles não estiverem acessíveis, desenterre um dos seus outros backups e faça outra cópia de arquivamento usando versões confiáveis ​​dos arquivos. Afinal de contas, vale a pena salvar bem qualquer coisa que vale a pena salvar.