Com a tecnologia cada vez mais interligada com todos os aspectos dos negócios, o CNET @ Work pode ajudá-lo - prosumers para pequenas empresas com menos de cinco funcionários - para começar.

Embora todas as pequenas empresas sejam diferentes, há um determinado conjunto de aplicativos que quase todas as pequenas empresas precisam.

Esses aplicativos geralmente são agrupados em "suítes" de escritório e consistem em e-mail, calendário, processamento de texto e planilha. Às vezes, eles vêm com outras ferramentas, como um gerenciador de apresentação, um gerenciador de banco de dados ou de formulários e muito mais. Um desses pacotes de escritório é o Microsoft Office, agora vendido principalmente como Office 365. Outro é o G Suite do Google.

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Durante anos, o mercado de conjuntos de escritórios foi dominado pela Microsoft na forma de seu conjunto de produtos Microsoft Office. Antes de nos tornarmos um mundo móvel e centrado na web, as pessoas precisavam instalar os aplicativos em seus computadores individuais, inserindo um CD-ROM (no passado), um DVD (no passado) ou fazendo o download e lançando um instalador.

Não havia dúvidas de que os aplicativos de área de trabalho do Office da Microsoft eram poderosos e capazes, mas eram excessivos para muitos usuários, extremamente complexos e um desafio contínuo de gerenciamento de licenças e manutenção.

O Microsoft Office ainda está por aí. Na verdade, é um dos produtos mais bem sucedidos da história. Lançado como um pacote em 1990, suas principais aplicações, como Word e Excel, foram lançadas há 35 anos em 1983.

Por que estou falando sobre o Office quando este é um artigo do G Suite? Office é o gorila de 800 libras neste espaço. Para entender onde o G Suite pode ser adequado para sua empresa, é útil ter alguma perspectiva sobre o Office.

A maioria das pequenas empresas geralmente escolhe o Office 365 ou o G Suite. Eu uso os dois porque ambos são baratos o suficiente em taxas de pequenas empresas. Tenho diferentes projetos de clientes que precisam de ferramentas diferentes e tenho recursos favoritos que uso de ambos os produtos.

Eu faço regularmente apresentações enormes, geralmente com 60 a 70 slides ou mais, e faço isso na versão desktop do PowerPoint. O software de webcast que usamos apenas ingere slides do PowerPoint e eu tenho 20 anos de memória muscular fazendo-os.

Mas também uso o G Suite.

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O G Suite tem os aplicativos de escritório padrão

Eu uso o Gmail como minha principal ferramenta de comunicação e vivo constantemente. Em 2014, mudei do Outlook para o Gmail e não me arrependi da mudança por um momento.

Para mim, o núcleo do G Suite é o Gmail. Os três maiores benefícios são que ele está disponível em todos os lugares, não preciso me preocupar com onde meu arquivo de e-mail está (o que era um problema nos dias do Outlook) e a capacidade de pesquisa é excelente.

Eu tenho 18GB de e-mail, voltando a 1997. Quando mudei para o Gmail, mudei todas as minhas mensagens do Outlook para a minha loja de e-mail do Gmail. Então, apesar de eu estar no Gmail desde 2014, posso pesquisar todo o meu histórico de e-mails, em 21 anos, em cerca de um segundo.

Desde que eu sei que alguns de vocês vão perguntar, eu usei um serviço chamado YippieMove (sério, esse é o nome deles). Demorou cerca de uma semana, mas todas as minhas mensagens foram transferidas perfeitamente da minha conta do Office 365 para o Gmail.

Além do Gmail, esses são os aplicativos padrão que acompanham o G Suite:

• Agenda: como o Calendário gerencia vários calendários tão bem, é minha ferramenta para bloquear o tempo de projetos

• Documentos: processador de texto do G Suite

• Folhas: uma planilha

• Slides: um pacote básico de apresentações

• Mantenha: uma excelente ferramenta de anotações

• Sites: um criador de sites

• Formulários: uma ferramenta para construir formas rápidas, mas surpreendentemente poderosas

• Hangouts: uma ferramenta de chat como o Slack

• Hangouts Meet: videoconferência dos Hangouts

Para ser honesto, esses principais aplicativos empresariais do G Suite são o que eu chamaria de "bom o suficiente". Para a maioria dos usuários, para a maioria dos aplicativos, o Documentos, o Planilhas e o restante são ótimos.

Dito isso, se você é um usuário avançado de planilhas que faz modelagem matemática de alto nível, provavelmente quer um desktop Excel. Se você está escrevendo um livro que precisa trabalhar com um sistema de produção, você pode querer o Microsoft Word ou um pacote tradicional de editoração eletrônica. Como mencionei, eu produzo apresentações gigantes, então a versão para desktop do Microsoft PowerPoint é a única maneira de eu ir.

No entanto, a grande maioria dos usuários não são usuários avançados com necessidades muito específicas e profundas.

A simplicidade do G Suite tem um forte apelo. Nick Leffler, proprietário da Exprance, uma firma de marketing digital sediada na Califórnia, me disse: "Estou usando o G Suite há muitos anos e tem sido ótimo em cada etapa. Em vez de incluir recursos inúteis que complicam as coisas ( como o Office 365) é limpo e simples ".

Nick escolheu o G Suite porque "é um terreno familiar para a maioria das pessoas, por isso não há aprendizado, ele fica fora do caminho e faz o trabalho".

Por que você pagaria pelo G Suite quando os aplicativos do Google são gratuitos?

A maioria das pessoas sabe que o Gmail e os vários aplicativos do Google, como Documentos e Planilhas, estão disponíveis gratuitamente. Por que alguém pagaria por eles na forma do G Suite?

O G Suite foi projetado para fornecer várias funções e recursos orientados a negócios. Aprofundarei na maioria desses recursos mais tarde, mas aqui está um resumo rápido de por que você pode querer comprar uma assinatura do G Suite em vez de usar as versões de seus aplicativos do consumidor do Google:

• O G Suite fornece recursos de gerenciamento e administração de usuários em vários usuários.

• O G Suite adiciona alguns recursos de colaboração seguros e particulares muito interessantes.

• O G Suite permite aumentar consideravelmente seu armazenamento.

• O G Suite oferece vários níveis de auditoria e descoberta eletrônica empresarial.

• O G Suite permite que você use seu próprio domínio de e-mail.

• O G Suite permite discar um número e obter uma pessoa de suporte humana real e útil.

Algumas delas são incrivelmente úteis. Pessoalmente, eu valorizo ​​o armazenamento adicionado, o domínio de email personalizado e o suporte. Quais recursos beneficiam sua empresa dependerão do que você precisa.

Fiz o ping na mídia social e perguntei a algumas pessoas como elas usam o G Suite. Samantha Avneri é diretora de marketing da Regpack, uma empresa de software de registro on-line com menos de 30 funcionários.

Ela me disse: "Usamos as ferramentas do G Suite extensivamente em nossos negócios para manter as tarefas e manter os documentos de colaboração em um só lugar, facilmente editáveis ​​e fáceis de pesquisar e encontrar". Ela me disse: "O Google Docs é inestimável para meus projetos de marketing de conteúdo, e o Planilhas é a única maneira de fazer upload, editar e compartilhar relatórios, orçamentos e muito mais".

Anita Williams Weinberg é diretora e diretora de criação da VerbStudios, uma agência criativa. Anita me disse: "Minha equipe usa os produtos do G Suite extensivamente, pois trabalhamos muito com startups. Muitos deles estão inicializando empresas blockchain, AI ou IoT, então a solução do Google é realmente super econômica para eles".

Falando de custo-benefício, vamos falar de preços.

O preço do G Suite é claro e compreensível

O preço do Office 365 pode ficar confuso - confuso no nível da Microsoft. Há tantas assinaturas diferentes do Office - dependendo se você é um indivíduo ou uma pequena empresa, uma empresa ou possui algum licenciamento corporativo existente do Windows ou um plano do Azure - que é quase impossível descrever todas as opções em um único artigo.

Por outro lado, o G Suite tem três planos: Básico, Comercial e Corporativo. Aqui está um resumo rápido:

• Básico é de US $ 5 / mês por usuário. Você obtém todos os aplicativos de 30 GB de armazenamento por usuário.

• O negócio é de US $ 10 / mês por usuário. Você recebe 1 TB de armazenamento por usuário. Se você tiver cinco ou mais usuários, você realmente terá armazenamento ilimitado. Eu falarei mais sobre isso abaixo. Ele também adiciona um recurso de descoberta eletrônica.

• A empresa custa US $ 25 por mês por usuário. Os planos corporativos incluem tudo no plano de negócios, juntamente com muitas ferramentas de administração e gerenciamento de nível corporativo.

Essa é uma das coisas que mais gosto no G Suite. É claro e compreensível.

O G Suite está on-line e não requer instalação

O Office 365 é um produto interessante, porque é um híbrido. Quando você compra uma assinatura do Office, obtém acesso às versões completas para download dos principais aplicativos do Office (quais aplicativos você obtém dependem de qual assinatura), juntamente com versões mais limitadas dos aplicativos para dispositivos móveis e da Web.

O G Suite é o que os geeks chamam de aplicativo SaaS, para Software as a Service. Você se inscreve no G Suite, em vez de comprá-lo. Ao contrário dos softwares instaláveis ​​da velha escola, como os principais aplicativos do Office, você não instala o G Suite no seu computador. Em vez disso, você simplesmente faz login na sua conta do G Suite (assim como faz login no Gmail).

Existem alguns aplicativos para dispositivos móveis que você pode instalar em seu telefone e há um modo off-line para que você possa trabalhar em projetos no G Suite sem estar conectado à Internet. Isso é útil se você viajar. Embora, pessoalmente, quando perco minha conexão com a internet, eu apenas sento lá e choramingo lamentavelmente até que os bits começam a fluir novamente.

Candy Bellau é a proprietária da Kramerica Business Solutions LLC, uma prestadora de serviços de contabilidade e negócios localizada em Metairie, Louisiana, nos arredores de Nova Orleans. Ela me disse: "Eu amo o G Suite, tudo está ligado, e-mail, calendário, fotos, drive, folhas. Está tudo lá. Posso acessar o que eu precisar do meu laptop, telefone ou qualquer computador. Tudo o que preciso fazer é o login. Para o meu negócio e minha vida, torna as coisas muito mais fáceis ".

G Suite Gmail, Agenda e seu próprio domínio de e-mail

Um dos benefícios do G Suite é que você pode configurar seu próprio domínio pessoal como seu servidor de e-mail. Isso significa que você pode ter endereços de e-mail com endereços mais exclusivos que [email protected]. Em vez disso, você pode obter e enviar e-mails como [email protected].

Agora, o Gmail do consumidor permite que você receba e envie e-mails de um domínio personalizado também. A diferença é que para fazer isso (especialmente para enviar), você precisa de outro servidor de email que hospede esse domínio. O G Suite processa a hospedagem do domínio, o que reduz enormemente as complicações.

Eu confio totalmente no Google Agenda para gerenciar todos os meus projetos e prazos. Estou escrevendo este artigo, agora mesmo, no Google Docs (embora eu também use o Word - isso depende principalmente do que funciona melhor para meus clientes). Eu uso o Hangouts para comunicação com minhas equipes de trabalho. E tenho terabytes de dados em backup no Google Drive.

O G Suite oferece colaboração muito fácil

O G Suite também inclui o Google+, que é a rede social do Google que também é administrada por ele. O que torna o Google+ interessante no contexto do G Suite é que você pode criar sua própria rede social corporativa privada e protegida. Portanto, embora o Google+ como concorrente do Facebook possa não ter ganho tração substancial, o uso das capacidades do Google+ dentro de sua própria organização, em particular, pode ser muito útil.

Não uso muito o Google+, mas uso a colaboração baseada em aplicativos do G Suite. Simplificando, você pode ter uma planilha ou um documento de processamento de texto aberto na tela e compartilhá-lo com quantos membros desejar. Cada um pode editá-lo e as alterações aparecem à medida que são digitadas.

Minhas equipes frequentemente usam isso em reuniões por telefone, às vezes mantendo dois ou três documentos abertos e na tela ao mesmo tempo. Os membros da equipe podem adicionar suas próprias anotações, editar células da planilha ou modificar o texto. Muitas vezes, escrevo manchetes diretamente na chamada e, em seguida, aponto para ela e os clientes podem fazer alterações ao vivo. É uma enorme economia de tempo.

Shawn Breyer dirige a Breyer Home Buyers, de Atlanta, um serviço de compra de casas. Confira sua página da web, porque eles têm um modelo de negócio interessante no mercado de vendas para casa. Shawn me disse: "Podemos acelerar nossa produção com as funções colaborativas do G Suite. Posso ter cinco pessoas trabalhando no mesmo arquivo do Planilhas Google ao mesmo tempo."

Agora, para ser justo, as versões on-line dos principais aplicativos da Microsoft também permitem excelente colaboração, mas isso não diminui o poder de colaboração do G Suite. Acho o G Suite muito mais fácil de configurar, acessar e entrar.

Os aplicativos do Google também são muito mais comuns para uso em colaboração. Nas centenas (se não milhares) de reuniões por telefone em que estive onde compartilhei documentos ao vivo, acho que a única vez que usamos os aplicativos do Office 365 on-line foi quando o cliente era a Microsoft.

O Google Drive armazena todos os seus documentos na nuvem

O Google Drive é um concorrente direto do Dropbox, do OneDrive, da Box e de outros serviços semelhantes da Microsoft.

Como acontece com os outros aplicativos do G Suite, há uma versão individual e do consumidor do Google Drive e outra integrada ao G Suite. Ao contrário dos outros aplicativos do Google, os usuários precisam pagar pelo Google Drive de qualquer forma - e a versão individual pode ficar muito mais cara do que uma assinatura do G Suite.

Vamos ver a versão do consumidor primeiro. A partir de hoje (o preço dos serviços de armazenamento muda muito, então isso pode mudar no momento em que você o lê), os consumidores recebem 15 GB de armazenamento gratuito. Se você usa o Gmail do consumidor, todas as suas mensagens são armazenadas nesse armazenamento, assim como os arquivos dos seus aplicativos. O Google também permite algum armazenamento gratuito de fotos, já que a versão do consumidor do Google Drive é o que faz o backup de muitos telefones Android.

Depois desses 15 GB, o armazenamento (novamente, na versão que não é do G Suite do Google Drive) tem o seguinte preço:

• Até 100 GB: US $ 1, 99 / mês

• Até 1 TB: US $ 9, 99 / mês

• Até 10 TB: US $ 99, 99 / mês

• Até 20 TB: US $ 199, 99 / mês

• Até 30 TB: US $ 299, 99 / mês

Como você pode ver, isso se soma.

Comparar esses preços com os do G Suite exigirá um pouco de confusão mental, mas trabalhe comigo por um minuto. Para o G Suite, o Google tem dois modelos de preços: uma alocação de armazenamento por usuário e armazenamento totalmente ilimitado.

Os assentos baratos do G Suite têm armazenamento por usuário. O plano Básico fornece 30 GB de armazenamento em nuvem (juntamente com todos os outros recursos do G Suite discutidos acima) por US $ 5 / mês. Se tudo o que você queria era armazenamento, claramente a versão de consumidor de US $ 1, 99 / mês com 100 GB é o melhor negócio.

É o plano de negócios onde as coisas começam a ficar interessantes. Se você tiver menos de cinco usuários em seu plano de negócios, pagará US $ 10 / mês por usuário e receberá 1 TB de armazenamento por usuário. Isso é essencialmente o mesmo negócio que o serviço ao consumidor.

Mas quando você tem cinco usuários ou mais (no plano Empresarial ou Corporativo), de repente você tem armazenamento ilimitado. Isso é grande.

Costumava ser que muitas das empresas de armazenamento em nuvem ofereciam armazenamento ilimitado, mas, uma a uma, elas estavam retrocedendo nessas ofertas. Agora, a única empresa que eu encontrei que oferece armazenamento ilimitado a um preço que as pequenas empresas podem absorver é o Google.

Eu tenho algo como 13 TB no meu Google Drive na nuvem. Eu teria mais, mas desde que mudei para o Google Drive, a velocidade de upload da Comcast é tão lenta que só consegui subir 13 TB. Eu tenho muito mais para ir. Eu uso o Google Drive como meu serviço de backup na nuvem, além de manter cópias vivas de todos os meus documentos. (Mais sobre isso daqui a pouco.)

Se eu tentasse armazenar os 13 TB usando o modelo de precificação do consumidor para o Google Drive, eu estaria pagando quase duzentos dólares por mês, e todo esse armazenamento seria vinculado apenas à minha conta. Minha pequena empresa inclui minha esposa e ela não seria capaz de compartilhar facilmente esse espaço de armazenamento.

Por outro lado, comprei uma assinatura para cinco usuários no plano Google G Suite Business. Cada usuário custa US $ 10 / mês. Como tal, estou pagando cinquenta dólares por mês para armazenamento ilimitado, em vez de duzentos dólares por mês para armazenamento com um limite de 20 TB.

É um pouco estranho, porque eu só tenho dois usuários reais, mas pagando a quantia de US $ 50 / mês, os vastos recursos de armazenamento do Google se abrem completamente. Também sei que posso adicionar até três funcionários adicionais a projetos sem aumentar meus gastos mensais com o G Suite.

Obviamente, se você não precisa armazenar ou fazer backup de terabytes, talvez não seja necessário este serviço. Mas tenha em mente que projetos como produções de vídeo em 4K consomem muito, muito rapidamente. Para mim, essa é uma parte essencial da minha arquitetura de armazenamento.

Meu único medo (e é razoável, considerando a história do Google de matar produtos) é que um dia o Google vai mudar sua política de armazenamento ilimitado como a Amazon fez. Minha única fonte real de esperança aqui é que, em vez de US $ 60 por ano, o que a Amazon cobra, o Google está cobrando um mínimo de US $ 50 por mês. Como os custos de armazenamento estão sempre caindo (especialmente para o Google, que compra armazenamento em partes do tamanho de um planeta), isso pode ser suficiente para manter o programa funcionando.

Pesquisa de texto completo (mesmo em imagens)

Terminarei minha visão geral do G Suite com um dos meus recursos favoritos. Agora que eu armazeno a maioria dos meus documentos e arquivos na nuvem no Google Drive, obtenho acesso à lendária pesquisa do Google por meus documentos.

Isso é grande, porque o Google Drive não pesquisa apenas texto em documentos de texto. OCRs tudo, por isso, mesmo se você tirou uma foto de um sinal e tudo o que você tem nesse arquivo é pixels, o Google Drive vai encontrá-lo.

Entre o Gmail para todos os meus e-mails desde 1997 e o Google Drive (que abriga todos os meus documentos não governamentais e não restritos à FERPA), posso pesquisar praticamente tudo que já escrevi, baixei, escaneei ou fotografei em todas as minhas documentos da empresa.

Uma coisa a observar sobre isso: a pesquisa do G Suite no Google Drive respeita os direitos de acesso. Como sou o principal usuário da minha pequena empresa, tenho acesso a tudo em meus arquivos. Mas outros funcionários ou parceiros podem ver apenas o que está aberto a eles por meio dos consideráveis ​​controles de gerenciamento e acesso do G Suite.

Você deve obter o G Suite?

Como em quase todas as compras, a decisão de comprar você deve sempre estar de acordo com suas necessidades específicas. Dito isso, o preço do G Suite é acessível para praticamente qualquer pequena empresa e os benefícios são bastante substanciais.

Estou preocupado que o Google possa ver tudo o que faço? Sim. Até certo ponto. Mas como quase todas as organizações com quem trabalho (incluindo agências do governo) também estão usando os produtos e serviços do Google, imagino que o Google verá minhas coisas de uma forma ou de outra. Enquanto o Google se esforçar para se proteger da violação - e eles estão em melhor posição para fazê-lo do que eu jamais serei -, não estou muito preocupado com o fato de meus documentos entrarem no Great Index In. O céu.