O formato PDF é comumente usado para fornecer formulários eletrônicos e outros documentos, e muitas vezes eles exigem que você os preencha e os envie para processamento em algum lugar. Muitas vezes, esses PDFs recebem propriedades de formulário, onde você pode clicar em vários campos para editá-los e inserir as informações necessárias; no entanto, muitas vezes não é esse o caso, e aqueles que distribuem o formulário simplesmente o têm como um PDF básico e aparentemente não editável.

Nesses casos, você pode imprimir o PDF, preenchê-lo manualmente e, em seguida, digitalizá-lo de volta no sistema para enviar; no entanto, isso nem sempre é necessário fazer. Vários programas, incluindo o gerenciador de PDF padrão da Apple, "Preview", oferecem a capacidade de marcar um documento em PDF, e você pode usar isso como meio de preencher um formulário em PDF estático.

Com o PDF aberto na Visualização, basta ativar a barra de ferramentas de edição pressionando Shift-Command-A ou clicando no botão Editar barra de ferramentas na barra de ferramentas de visualização padrão. Agora você pode clicar na ferramenta de texto e clicar ou clicar e arrastar no documento PDF para criar uma nova caixa de texto. Você pode então adicionar o texto desejado, definir o tamanho da fonte, a cor e a face da fonte e, em seguida, redimensionar a caixa de acordo com a posição desejada no formulário.

Repita essas etapas para todas as áreas em que você gostaria de preencher o formulário e, em seguida, você pode até assinar o formulário usando o recurso Assinatura da Apple para capturar sua assinatura e aplicá-la a qualquer PDF que você tenha aberto.

Quando o formulário estiver concluído, você poderá salvá-lo e enviá-lo por e-mail ou usar as opções Imprimir em PDF da Apple para enviá-lo diretamente para um e-mail sem ter que gerenciar um arquivo intermediário no Finder.