E-mail é o maior impulsionador de produtividade de escritório desde a invenção do telefone. E-mail é o maior desperdício de tempo de trabalho desde a invenção da cafeteira.

Ultimamente, tenho me inclinado para a última proposição. Calculo que apenas uma em cada cinco mensagens que passam pelo filtro de spam do Gmail na minha caixa de entrada valerá o tempo necessário para abri-las e lê-las.

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Isso não inclui o spam que o Gmail identifica e bloqueia automaticamente, o que nos últimos anos caiu de mais de 90% de todas as mensagens enviadas para pouco mais de 70%, de acordo com a Symantec.

Isso ainda é muito lixo entupindo a Net-o-esfera e estendendo desnecessariamente nossos dias úteis. Veja como passar mais tempo se comunicando e menos tempo lutando com sua conta de e-mail.

Transcrições fáceis de voz para e-mail via Google Voice

As duas alternativas mais óbvias para o e-mail são o telefone antigo e confiável e a mensagem instantânea não tão antiga e não confiável. Chamadas telefônicas e mensagens instantâneas não fornecem o registro semipermanente que os segmentos de email oferecem, embora a maioria dos principais serviços de bate-papo e agregadores de mensagens instantâneas, como o cliente de bate-papo Adium gratuito e de código aberto, permita manter um registro de seus bate-papos.

As Mensagens do Facebook e o Bate-papo do Google permitem visualizar (e excluir) seu histórico de mensagens. A Mensagem Direta do Twitter atualmente salva suas últimas 100 mensagens enviadas e recebidas através desse serviço, de acordo com a Central de Ajuda do Twitter.

O aplicativo Dragon Dictation da Nuance para iPhone, iPad e iPod Touch permite gravar uma mensagem de voz e convertê-la em texto que você pode enviar por e-mail. (Produtos similares estão disponíveis na empresa para telefones Android e BlackBerry.)

Você pode fazer a mesma conversão de voz para e-mail de qualquer telefone ligando para seu número do Google Voice. O serviço transcreve automaticamente sua mensagem de voz e, em seguida, permite que você envie a transcrição por e-mail. Depois de deixar a mensagem para você, abra sua conta do Google Voice, clique em Mais na parte inferior da mensagem e escolha E-mail.

Por padrão, a transcrição enviada por e-mail incluirá uma mensagem fixa sobre a gravação e transcrição, bem como um link para a gravação de voz original. Para enviar apenas a transcrição, insira o endereço de e-mail do destinatário, desmarque a opção Incluir um link na parte inferior da janela de envio e selecione e apague a mensagem.

A qualidade do mecanismo de transcrição do Google Voice é imprevisível, mas a maioria é pelo menos inteligível (se por vezes bem-humorada). Embora você não queira necessariamente enviar uma transcrição para um possível cliente ou empregador, a conversão de voz para texto é adequada para a maioria das comunicações cotidianas.

Serviços de mensagens curtas não valem o esforço

Quanto mais longa a mensagem de e-mail, menor a probabilidade de o destinatário realmente lê-la. O serviço Shortmail limita as mensagens a 500 caracteres, o que é mais do que o triplo do limite de duração do Twitter, mas ainda é muito escasso, especialmente para e-mails verbosos como o seu.

Minha carne com o serviço não é o limite de duração da mensagem, mas a exigência de que você use ainda outro endereço de e-mail, este com o URL "shortmail.com". Você pode usar seu nome de usuário do Twitter e fazer login no serviço com suas credenciais do Twitter, o que importa automaticamente seus contatos do Twitter. Você também pode importar contatos de outros serviços da Web.

Um conjunto de serviços chamado two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es e five.sentenc.es adota uma abordagem sutil para incentivar a brevidade do e-mail. Os sites solicitam que você limite voluntariamente suas mensagens a esse número de frases e cole um link para os sites para explicar o limite da sentença e solicite que os destinatários adotem o limite de duração.

Estou inclinado a deixar que os escritores de e-mail continuem o tempo que quiserem, sabendo que eu vou ler o máximo de mensagens que acharem útil ou interessante e pular o resto. Da mesma forma, as pessoas que eu e-mail estão livres para ignorar algumas ou todas as minhas mensagens. Não é como se estivéssemos sendo acusados ​​pela palavra (pelo menos ainda não).

Isolar as mensagens internas da sua organização

Como mencionei acima, o Facebook, o Twitter e outras redes sociais populares permitem que você envie mensagens para amigos e seguidores individuais. A principal vantagem das mensagens de rede social é a conveniência de entrar em contato com alguém sem precisar fazer login em outro serviço ou, se você já tiver feito login, precisar alternar entre as janelas do navegador. A principal desvantagem é ter suas mensagens armazenadas em vários lugares diferentes.

Isso não é tão grande problema para as pessoas dentro de uma organização, no entanto. Um amigo que trabalha para um popular serviço de reservas de restaurante da Web recentemente se gabou de que a caixa de entrada da conta de e-mail de sua empresa está quase vazia. Isso porque o serviço mudou recentemente para uma "rede social corporativa" para todas as suas comunicações internas.

Dois dos serviços mais populares são o Yammer e o Chatter da Salesforce.com. Ambos os serviços usam o próprio URL da organização e vêm em versões gratuitas e com base em taxas. Ambos também prometem ir além de simples mensagens para facilitar o acesso à inteligência coletiva de sua empresa.

Como acontece com qualquer novo serviço que promete aumentar a produtividade do seu grupo, a chave é levar as pessoas a usá-lo. Para muitos trabalhadores, qualquer coisa que reduza a quantidade de tempo que eles gastam limpando os detritos de sua caixa de entrada valerá a pena dar uma chance.

Parece que um dia não passa sem a introdução de uma nova maneira de alcançar pessoas - isoladamente ou em grupos -, além de compartilhar arquivos, coordenar projetos e postar em blogs, entre outras atividades. Ainda não chegou nada que faça todo o caminho que o e-mail faz. Algum dia e-mail irá para o caminho da pena, mas ainda não. Até lá, continuaremos procurando maneiras de garantir que a tecnologia funcione para nós, não contra nós.