Organizações grandes e pequenas dependem de documentos do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint para realizar o trabalho. De certa forma, o Outlook é o primo pobre dos três aplicativos do Office de alto perfil. Mas o verdadeiro cavalo de batalha na suíte onipresente da Microsoft é o não glamouroso gerenciador de e-mail / contato / agendador de tarefas.

Essas seis dicas para o Outlook 2010, 2007 e 2003 permitirão que você gaste menos tempo reabrindo mensagens arquivadas, atualize lembretes, arraste arquivos para enviá-los como anexos, adicione termos ao verificador ortográfico, limpe o espaço na barra de tarefas e melhore. sua lista de atalhos de teclado que salvam cliques para o Outlook.

Arquivar as mensagens de uma pasta em sua agenda

Muitas pessoas não precisam arquivar seus e-mails do Outlook, optando por excluir mensagens antigas ou simplesmente deixá-las se acumularem. No entanto, a maioria das organizações restringe o tamanho de contas individuais do Outlook, portanto, você pode receber um aviso do pessoal de TI para arquivar alguns de seus emails antigos.

O arquivamento pode impedir o inchaço da pasta, mas a recuperação de mensagens arquivadas demora mais do que reabrir as não arquivadas. Você pode precisar de acesso fácil a mensagens mais antigas que a configuração padrão de idade de arquivamento automático do Outlook de 6 meses. É fácil atrasar todo o arquivamento do Outlook ou o arquivamento de pastas e mensagens específicas do programa.

(Observe que o recurso Limpeza do Outlook 2010 remove automaticamente o que identifica como mensagens redundantes em pastas selecionadas. Isso não é o mesmo que arquivar emails antigos.)

Para habilitar o arquivamento automático de mensagens em uma pasta específica, clique com o botão direito do mouse na pasta e escolha Propriedades> AutoArquivar. Por padrão, o arquivador é executado a cada 14 dias e se aplica a mensagens com mais de seis meses. Para alterar as configurações padrão, escolha o botão Configurações padrão do arquivo para abrir a caixa de diálogo AutoArquivar. Aqui você pode alterar a frequência de arquivamento, o tempo que as mensagens permanecem desarquivadas e a localização do seu arquivo archive.pst.

Para personalizar as configurações de arquivamento de uma única pasta, clique com o botão direito do mouse nela, escolha Propriedades> AutoArquivar, selecione "Arquivar esta pasta usando estas configurações" e faça suas escolhas. Para impedir que uma mensagem individual seja arquivada, abra-a e clique em Arquivo> Informações> Propriedades no Outlook 2010 e 2007 ou em Arquivo> Propriedades no Outlook 2003. Marque a opção "Não AutoArquivar este item".

Faça seus lembretes mais informativos

O Outlook permite atribuir determinadas mensagens a uma categoria codificada por cores ou marcá-las com um sinalizador de acompanhamento. Mesmo com essas dicas visuais, você pode precisar de ajuda para lembrar a importância da mensagem. Para adicionar uma descrição que aparece ao lado do sinalizador quando você abre a mensagem, escolha Acompanhamento> Personalizar e insira uma palavra ou frase de explicação.

Para adicionar um lembrete que também aparecerá em suas tarefas e calendário, clique com o botão direito do mouse na mensagem e escolha Acompanhamento> Adicionar lembrete. No campo "Sinalizar para", adicione uma descrição da ação subseqüente. Este texto será exibido na parte superior da mensagem junto com outras informações sobre o lembrete.

A maneira rápida de enviar um anexo de arquivo

A abordagem típica para anexar um arquivo a um email é abrir uma nova mensagem, escolher o ícone de clipe de papel e navegar até o arquivo na janela de pasta exibida. Se você estiver no Windows Explorer ou em qualquer janela de pasta, clique com o botão direito do mouse no arquivo e escolha Enviar para> Destinatário de email, o que abre uma nova mensagem no programa de email padrão.

Você pode economizar ainda mais tempo arrastando o arquivo diretamente para a caixa de entrada do Outlook, que também abre uma nova mensagem com o arquivo anexado automaticamente.

Personalizar o verificador ortográfico do Outlook

Os erros de ortografia são totalmente antiprofissionais, o que torna o recurso de verificação ortográfica do Outlook indispensável para a maioria das pessoas. Nenhum dicionário de verificação ortográfica inclui todas as palavras que você provavelmente usará regularmente em suas correspondências. Você pode tornar o verificador ortográfico do Outlook mais preciso adicionando nomes e termos usados ​​com freqüência. No Outlook 2010 e 2007, selecione Arquivo> Opções> Correio> Ortografia e Autocorreção> Dicionários Personalizados> Editar Lista de Palavras. Adicione seus novos termos um de cada vez e clique em OK duas vezes.

No Outlook 2003, clique em Ferramentas> Opções> Ortografia e escolha o botão Editar em "Editar dicionário personalizado". Clique no aviso, se necessário, adicione os novos termos ao arquivo Custom.dic, clique em Arquivo> Salvar e, em seguida, Arquivo> Sair. (OK, esta dica pode não lhe poupar muito tempo, mas pode fazer você parecer melhor.)

A Microsoft fornece mais informações sobre dicionários personalizados no Outlook e em outros aplicativos do Office 2010 no site de Suporte do Office.

Minimize o Outlook para a área de notificação

No meio da jornada de trabalho, a barra de tarefas pode ficar bastante cheia de aplicativos minimizados, mesmo que você escolha a opção de agrupar várias janelas abertas por programa. (Para definir essa opção, clique com o botão direito do mouse na barra de tarefas, escolha Propriedades> Barra de tarefas e selecione "Sempre combinar, ocultar rótulos" no menu suspenso ao lado de "Botões da barra de tarefas".)

Você pode tirar o Outlook do mix da barra de tarefas colocando o ícone minimizado apenas na área de notificação. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no ícone do Outlook na área de notificação e escolha Ocultar quando minimizado. Desta forma, o Outlook minimizará apenas para a área de notificação e não para a barra de tarefas.

Alterne rapidamente para outro aplicativo do Office

Se você tiver um aplicativo do Office aberto, provavelmente terá que fazer algum trabalho em outro. Você pode abrir um novo documento do Word, uma planilha do Excel, uma apresentação do PowerPoint ou outro tipo de arquivo no Outlook, pressionando Ctrl + Shift + H. Este atalho de teclado abre a caixa de diálogo Novo documento do Microsoft Office. Basta escolher o tipo de arquivo desejado e clicar em OK.

O site do Microsoft Office lista dezenas de atalhos de teclado para o Outlook 2010, o Outlook 2007 e o Outlook 2003. Aqui estão os atalhos para o email:

Mudar para a caixa de entrada: Ctrl + Shift + I

Mudar para a Caixa de Saída: Ctrl + Shift + O

Escolha uma conta para enviar a mensagem de: Ctrl + Tab (foco na linha Para) e, em seguida, clique no botão Contas

Enviar: Alt + S

Responder a uma mensagem: Ctrl + R

Responder a uma mensagem: Ctrl + Shift + R

Marcar uma mensagem como não sendo lixo: Ctrl + Alt + J

Exibir conteúdo externo bloqueado (em uma mensagem): Ctrl + Shift + I

Postar em uma pasta: Ctrl + Shift + S

Verificar novas mensagens: Ctrl + M ou F9

Ir para a próxima mensagem: Seta para cima

Ir para a mensagem anterior: Seta para baixo

Vá para a linha acima (cabeçalho da mensagem ou do grupo): Alt + seta para cima

Vá para a linha abaixo (mensagem ou título do grupo): Alt + seta para baixo

Componha uma nova mensagem: Ctrl + N

Abra uma mensagem recebida: Ctrl + O

Exibir o catálogo de endereços: Ctrl + Shift + B

Converter mensagem HTML ou RTF em texto sem formatação: Ctrl + Shift + O

Adicione um sinalizador rápido a uma mensagem: Inserir

Exibir a caixa de diálogo Sinalizar para acompanhamento: Ctrl + Shift + G

Marcar como lido: Ctrl + Q

Mostrar o menu de imagens de download, alterar as configurações de download ou adicionar o remetente à Lista de Remetentes Confiáveis: Ctrl + Shift + W