Seja honesto com você mesmo. Com que frequência você faz apenas uma coisa de cada vez?

Você verifica o e-mail no seu telefone durante as reuniões? De repente você se vê verificando o Facebook e o Twitter em vez de recuperar o atraso no trabalho?

Mesmo agora, enquanto eu tento o máximo para escrever esta peça, dando a tarefa toda a minha atenção, meu cérebro me implora para verificar o Facebook, atualizar minha caixa de entrada, verificar o meu Twitter @mentions e responder à mensagem de texto que eu realmente não quero para responder de qualquer maneira.

Como seu cérebro trabalha contra você

Embora alguns tenham certeza de que são perfeitamente bons em multitarefas, é mais provável que você conclua uma tarefa se assumir o compromisso de fazer uma coisa de cada vez.

O foco não é o único problema, no entanto - esforçar-se para completar as tarefas completamente e a tempo pode ser atribuído a algo com o qual quase todas as pessoas podem se relacionar: a procrastinação.

De acordo com um estudo de 10 anos publicado recentemente por um professor da Haskayne School of Business, a distração, a aversão à tarefa e a impulsividade são os principais indicadores da procrastinação.

Soar familiar? O culpado é um amigo seu - é chamado de Internet.

Aqueles que fazem muito do seu trabalho em uma mesa e no computador lidam constantemente com o desejo de escapar de tarefas relacionadas ao trabalho e fugir para um mundo colorido de vídeos do YouTube, notícias em tempo real, clubes sociais e qualquer outra atividade que proporcionar felicidade instantânea sobre as tarefas comparativamente negativas que imploram para serem concluídas.

O problema é que você está perfeitamente ciente de que seria mais benéfico verificar esse item em sua lista de tarefas imediatamente, mas você ainda não inicia.

Segundos, minutos, horas passam até o relógio atingir dois e você ainda não completou completamente uma tarefa. E não é apenas trabalho - tarefas domésticas, recados e projetos paralelos também são afetados por esses hábitos desagradáveis.

Laura Shin, do Lifehacker, abordou recentemente esse tópico e pregou a lógica que nenhum de nós quer ouvir:

"... quando olhamos para pessoas que são capazes de 'fazer mais' do que nós, muitas vezes é simplesmente porque elas administram melhor o seu tempo. Um dos nossos maiores desafios quando se trata de aproveitar o tempo: nós realmente não sabemos como nós gastamos isso ".

A abordagem de três etapas para ser mais produtivo

Simplesmente decidir gerir melhor o seu tempo não é suficiente. Conforme descoberto, um bom grupo de nós está preparado para adiar tarefas - incluindo a tarefa de gerenciar o tempo com mais eficiência.

O melhor método para gastar o tempo com mais eficiência pode ser dividido em uma abordagem de três frentes que combate algumas das questões associadas à multitarefa e procrastinação insalubres: gerenciamento de tarefas, foco e uso consciente do tempo.

Etapa 1: Use as listas de tarefas do jeito certo

Há infinitos conselhos sobre a maneira "certa" de criar e gerenciar listas de tarefas. Esses sistemas - que podem ser simples como uma nota ou tão complexos quanto o método "GTD" - nunca são uma mágica, mas muitas vezes são baseados nos mesmos princípios:

Anotá-la. Seja específico. Reconheça (e às vezes recompense) o sucesso.

O único problema é que, muitas vezes, ficamos tão envolvidos em compor nossas listas de tarefas, que mesmo essa atividade se torna uma maneira de procrastinar.

O Wunderlist (Mac, iOS e Android) é um aplicativo de lista de tarefas limpo e bem projetado que permite que você atinja todos os itens acima, sem a trilha do papel.

Quando uma tarefa é inserida, você também será solicitado a incluir subtarefas. Use essas subtarefas como itens de ação. Assim, por exemplo, se o seu item principal é "tornar a casa impecável", seus subitens podem incluir "pisos de esfregão", "folhas de troca" e "arrumar os pratos".

Ao delinear a ação específica que você precisa realizar para concluir uma tarefa, é muito mais provável que você faça isso.

Ao concluir essas subtarefas, marque-as em Wunderlist, até que você possa finalmente atravessar a tarefa principal. Quando tudo estiver dito e feito, o aplicativo arquivará as tarefas concluídas, permitindo que você reconheça seus sucessos rapidamente.

Etapa 2: cronometre toda e qualquer tarefa

Quanto tempo demora para limpar a sua caixa de entrada de manhã ou escrever essa proposta? Se você é um dos muitos que permite listar itens para competir com distrações, pode estar perdendo horas de produtividade.

Para combater esses hábitos, acompanhe quanto tempo você gasta em toda e qualquer tarefa. Fazer isso criará pressão suficiente para forçar você a se concentrar na tarefa e permitir que você julgue com que eficiência está usando seu tempo. Aqui estão algumas maneiras fáceis e acessíveis de acompanhar o tempo gasto:

• Mantenha uma planilha simples . Para usar esse método, crie uma tabela básica de duas colunas em algo como o Google Docs, o Evernote ou até mesmo o Excel. Em seguida, usando o cronômetro interno do seu telefone, registre o tempo que leva para concluir cada tarefa. Como alternativa, faça uma tabela de três colunas e registre as horas de início e término.
• Use um aplicativo como o Toggl. Este aplicativo gratuito para iOS, Android e sua área de trabalho agiliza o processo de rastreamento de tempo. A interface é mínima, fornecendo as ferramentas para descrever a atividade e iniciar um cronômetro. Quando você concluir a tarefa, pare-a e ela será adicionada ao log.
• O all-in-one: RescueTime. Essa robusta área de trabalho e aplicativo móvel elimina grande parte do trabalho manual, rastreando e registrando automaticamente como você gasta seu tempo. O serviço, que tem versões pagas e gratuitas, chega até a permitir que você bloqueie sites da Web que causam distração enquanto você lida com um projeto importante.

Etapa 3: engane seu cérebro para focar

Repetidas vezes, a ciência mostrou que, embora você não esteja sintonizado nos ruídos do seu local de trabalho, esses sons ambientais são fatores estressantes crônicos ao longo do tempo. Conversar, mastigar e digitar podem afetar negativamente sua capacidade de ser produtivo e se concentrar em uma tarefa.

É aí que entra um aplicativo como o White Noise (Android, iOS). Ao preencher seus ouvidos com ruído ambiente (como ruído rosa, ruído branco ou até mesmo sons de água correndo), outros ruídos são lavados, permitindo que você se concentre no seu tarefa.

Curiosamente, a empresa de software Autodesk experimentou emitir ruído rosa pelos alto-falantes em seus escritórios. Embora não esteja claro se a produtividade aumentou, a conversa no escritório ficou muito mais aparente quando o ruído rosa foi temporariamente desativado.

Então, tente isto: cada vez que você começar uma tarefa, sintonize o ruído ambiente usando um aplicativo como o White Noise ou um site como o SimplyNoise.com. Então, quando você terminar a tarefa, mude o som.

Não só você vai colher os benefícios de se desligar dos ruídos do escritório, mas o ruído rosa dará ao seu cérebro, deixando-o saber que é hora de ser produtivo.

Agora é sua vez

De maneira nenhuma é uma fórmula ou sistema mágico que promete resolver todos os seus problemas de gerenciamento de tempo. Mas alguma combinação ou adaptação das sugestões acima deve melhorar seriamente sua produtividade. Experimente métodos diferentes e não tenha medo de experimentar algo novo - apenas não perca muito tempo com isso.

Você tem alguma prática recomendada para maximizar sua produtividade? Compartilhe seus métodos nos comentários.