Duas vezes no último mês, tive de me familiarizar com o Microsoft Office porque uma empresa com a qual eu estava trabalhando exigia um arquivo genuíno do Office. Ambas as experiências fizeram com que eu apreciasse os aplicativos simples e diretos do Google Drive novamente.

Sim, há tarefas que o processador de texto, a planilha e o programa de apresentação do Google Drive não suportam bem, mas em 99, 9% dos arquivos em que trabalho, o Google Drive se encaixa perfeitamente. Aqui estão cinco maneiras de usar o Google Drive para economizar minutos em seu dia de trabalho.

Atalho de teclado abre uma lista de atalhos de teclado

Depois de algumas décadas de uso do computador, minha capacidade de memória para atalhos de teclado pode ter atingido seu limite. Ainda assim, não há melhor maneira de trabalhar mais rápido do que evitar o mouse em favor de combinações de teclas para operações comuns.

O Google Drive oferece uma série de atalhos de teclado especiais, a maioria dos quais o Ed Rhee da CNET descreveu em um post de abril passado.

Para os tipos com problemas de memória, o último atalho da lista é o mais importante: digite um ponto de interrogação (ou Shift + /) para abrir uma janela listando todas as combinações de teclas do Google Drive. (A lista de atalhos também pode ser aberta clicando na opção "Atalhos de teclado" no menu suspenso Configurações (ícone de roda dentada) no canto superior direito da janela principal.)

Observe que, em fevereiro, Ed forneceu uma lista de atalhos de teclado do Gmail, que você também pode acessar na janela principal do Gmail, digitando um ponto de interrogação.

O texto do e-mail se torna um arquivo do Google Docs

Em um post de maio passado, descrevi a extensão gratuita do Gmail Attachments to Drive do Google para o Google Chrome, que adiciona uma opção "Salvar no Drive" às ​​mensagens com anexos.

Infelizmente, não há como salvar a mensagem em si no Google Drive em um formato editável. (Você pode abrir a mensagem e escolher Arquivo> Salvar página como> Google Drive, mas o arquivo HTML ou "Arquivo da Web" resultante não pode ser editado como um documento de texto no Google Drive.)

A extensão gratuita do Mail2Drive para o Google Drive fornece um endereço de e-mail exclusivo que você pode usar para converter o texto da mensagem em um arquivo de texto simples do Google Docs.

Depois de instalar a extensão e fazer login na sua conta do Google Drive, visite a página Mail2Drive e clique em Iniciar aplicativo para abrir a tela de boas-vindas do programa. Escolha "Clique aqui para começar" para gerar o endereço de e-mail.

Para evitar a necessidade de copiar e colar o endereço do Mail2Text sempre que eu quisesse converter uma mensagem em um arquivo do Google Docs, criei um contato do Mail2Text no Gmail. Isso me permite encaminhar a mensagem e começar a digitar "mail2text" no campo Para: para inserir o endereço do Mail2Text.

Nas primeiras vezes em que encaminhei mensagens dessa maneira, as mensagens nunca chegaram ao Google Drive. Você precisa remover o prefixo "Mail2Drive" do endereço no campo Para: da mensagem para torná-la na sua loja do Google Drive. Além disso, você pode precisar exportar o arquivo resultante para o Google Docs antes que ele possa ser editado.

Uma outra limitação no uso do Mail2Drive é que os arquivos criados pela extensão são colocados em pastas na lista principal do My Drive. Você não pode especificar outro local quando enviar a mensagem ao Google Drive.

Naturalmente, você pode reorganizar os arquivos e pastas selecionando-os e escolhendo o ícone da pasta para abrir a janela Organizar do Google Drive.

Limitar o Google Drive sincroniza com pastas específicas

O recurso do Google Drive em que confio é a capacidade de ter as versões mais recentes de todos os meus arquivos disponíveis em todos os meus computadores e dispositivos automaticamente, estando atualmente ou não on-line. Este nível de duplicação de arquivos pode rapidamente dar uma grande mordida nos discos rígidos das máquinas, no entanto.

Para economizar espaço em um determinado PC, limite as pastas do Google Drive que são sincronizadas com o sistema. Clique no ícone do Google Drive na barra de tarefas e escolha Preferências. Marque "Sincronizar apenas algumas pastas com este computador", escolha as pastas que deseja sincronizar na janela de opções de sincronização e clique em "Aplicar alterações".

Como indica a caixa de diálogo Preferências, os arquivos que não estiverem em uma pasta do Google Drive sempre serão sincronizados. Para desativar toda a sincronização de arquivos, desmarque a opção "Sincronizar arquivos do Google Docs" que aparece abaixo da janela da pasta.

Economize espaço de armazenamento excluindo as versões de arquivos desnecessárias

O Google Drive retém todas as versões dos seus arquivos por 30 dias ou até 100 revisões. Dependendo do tipo e tamanho dos arquivos que você está armazenando, as versões podem ocupar uma grande parte do armazenamento disponível.

Para evitar que o Google Drive exclua versões anteriores de um arquivo, selecione o arquivo e clique em Mais> Gerenciar revisões. (Observe que essa opção não está disponível para arquivos que não possuem várias versões.) Verifique a opção do arquivo em "Não excluir automaticamente".

Crie um único arquivo para todos os seus dados do Google

Vários complementos prometem fazer o backup de seus arquivos do Google Drive, mas o serviço de arquivamento do Google Takeout pode atender às suas necessidades de backup sem precisar baixar e instalar outro programa.

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Comece fazendo login na sua conta do Google e abrindo a página para viagem. Além dos arquivos do Google Drive, você pode arquivar todos os dados no Google+, seus círculos, contatos, perfil, imagens do Picasa, Google Voice e outros serviços do Google.

Para arquivar tudo, clique no botão Criar arquivo na guia "Todos os seus dados" ou, para ser mais seletivo, clique em "Escolher serviços" e escolha os que deseja fazer backup antes de clicar em Criar arquivo.

Foram necessários apenas alguns minutos para preparar o arquivo ZIP de cerca de 150 MB de dados do Google, em grande parte compostos de arquivos do Google Drive. Clique no botão Download para iniciar o download.

Quando o download for concluído, basta descompactar o arquivo para visualizar seus dados na respectiva pasta de cada aplicativo. Eu só desejo que o arquivo inclua meu histórico de pesquisa e navegação. Então eu poderia saber tanto sobre mim como o Google sabe sobre mim.