Muitas pessoas não usam apenas um computador. Na verdade, a maioria de nós pula de máquina para máquina no decorrer de um dia de trabalho.

A melhor maneira de ter certeza de que você pode acessar seus arquivos importantes de qualquer uma das várias máquinas em sua vida digital é armazená-los on-line. Se você usa o Google Docs como seu repositório de arquivos on-line, essas dicas ajudarão a encurtar seu dia de trabalho.

Envie uma cópia compactada de todos os seus arquivos do Google Docs para o seu disco rígido

A maioria dos usuários de PC faz o backup de arquivos importantes, copiando-os em um disco ótico ou dispositivo de armazenamento USB, ou carregando-os em um serviço de armazenamento online. Agora, os backups on-line também funcionam de outra maneira.

Para fazer o download de todos os seus documentos, planilhas, apresentações e outros arquivos do Google Docs para o seu PC em um único arquivo compactado, selecione qualquer arquivo e clique em Mais> Download. Escolha "Todos os itens" e marque um tipo de arquivo ou "Não fazer o download (ignorar)" nos menus suspensos de cada categoria de arquivo. Você também pode alterar todos os formatos para o MS Office, Open Office ou PDF.

Demorou menos de um minuto para compactar e baixar 300 arquivos - principalmente documentos do Word e planilhas do Excel - para um arquivo ZIP de 68MB. Se preferir não esperar que o download seja concluído, clique em "E-mail quando estiver pronto" para que o Google envie um link para você quando o arquivo estiver disponível para download.

Use o Google Docs com correção automática para economizar na digitação

O editor de texto do Google Docs sugere correções para palavras com erros ortográficos: clique com o botão direito do mouse ou clique com a tecla Command pressionada, escolha "Sempre corrigir para" e selecione a ortografia correta dos termos sugeridos.

Você também pode criar atalhos para textos comumente inseridos, como seu nome, título, empregador ou outro termo padrão repetido. Para fazer isso, clique em Ferramentas> Preferências, insira as teclas de atalho na caixa Substituir e o texto de sua escolha na caixa Com. Agora, quando você inserir essa sequência de texto seguida por um espaço, o boilerplate mais longo será exibido.

Para evitar que o Google Docs crie automaticamente frações, reticências, símbolos de direitos autorais e marcas registradas e outros caracteres especiais, desmarque o item na lista Preferências ou clique no x à direita para excluí-lo.

Atalhos de teclado especialmente para o Google Docs

A maioria de nós pode lembrar de uma dúzia de atalhos de teclado que usamos regularmente. Em um post de 2008, eu descrevo como criar um arquivo de texto listando dezenas de combinações de teclas, então o único atalho de teclado que você precisa lembrar é aquele que você atribui para abrir esse arquivo.

Para abrir a versão do Google Docs desta folha de dicas do atalho de teclado, pressione Ctrl (ou Command no Mac) e / (barra). Como alternativa, você pode adicionar esses cinco combos de combinação de teclas do Google Docs à sua lista de atalhos mestre:

Ctrl-Shift-C : Ver uma contagem de palavras

Ctrl-Shift-Y : exibe a definição da palavra selecionada

Ctrl-; (ponto-e-vírgula): Move para a próxima palavra incorreta

Alt-Shift-F : mova para a barra de menus

Ctrl- \ (barra invertida): Limpar formatação

Dica de bônus: para maximizar sua visualização no Google Docs, digite Ctrl-Shift-F para ativar a visualização em tela cheia. Clique em Exibir> Tela inteira para ocultar os controles. Pressione Esc para visualizar os controles e Ctrl-Shift-F novamente para reverter para a visualização normal.

Tornar os arquivos acessíveis para todos ou apenas para convidados

Todos os arquivos armazenados no Google Docs são privados por padrão. Para compartilhar um arquivo, clique com o botão direito nele e escolha Compartilhar. Nesse menu, você pode enviar o arquivo como um anexo de e-mail, enviar um e-mail para os colaboradores designados ou escolher Compartilhar novamente para abrir a caixa de diálogo "Configurações de compartilhamento".

Clique em Alterar em "Quem tem acesso" para tornar o arquivo público (acessível a qualquer pessoa na Web) ou disponível para qualquer pessoa com um link para o arquivo. Essas duas opções não exigem nenhum login e você pode designar se os espectadores podem editar o arquivo também.

Você também pode manter o arquivo privado, mas compartilhá-lo apenas com as pessoas que você designar. Essa configuração exige que os colaboradores entrem para acessar o arquivo. Clique na caixa de texto "Adicionar pessoas" e insira um endereço de e-mail ou selecione as entradas da sua lista de contatos.

Por padrão, as pessoas com as quais você compartilha também podem editar o arquivo. Clique em "Pode editar" à direita para limitá-los a comentários ou apenas visualizar o documento. Você também pode colar o conteúdo do arquivo na mensagem e enviar uma cópia para você mesmo.