Se você já enviou um e-mail privado para uma pessoa indesejada ou esqueceu de incluir um anexo em um e-mail comercial, não está sozinho.

Aqui estão nove dicas para evitar problemas comuns de email:

1. Esquecendo anexos

"Anexei o documento para sua análise." "Oops, não eu não fiz." Esquecer os anexos é tão comum que o Forgotten Attachment Detector do Google se formou no Google Labs como um recurso permanente no Gmail. A melhor maneira de evitar o esquecimento de incluir anexos, mesmo se você usar o Gmail (o detector de anexos esquecido não é infalível), é anexar o arquivo antes de começar a compor seu e-mail. Se você esperar até que tenha escrito seu e-mail, seu cérebro pode passar para sua próxima tarefa e esquecer o anexo.

2. Cópia Carbono Cega

Você provavelmente está acostumado a pessoas de Cc'ing para convidar a colaboração no trabalho. Mas às vezes, Bcc: é a melhor opção. Use uma cópia oculta quando estiver enviando por e-mail uma lista de pessoas que não têm nada a ver uma com a outra. Por exemplo, se você enviar um boletim informativo, é uma gentileza comum enviá-lo para você e para o Bcc: os destinatários. As pessoas podem proteger seus endereços de e-mail e não querem que sejam anunciadas a todos em uma lista de e-mails em massa. Se você receber um email de um remetente que deveria ter usado o Bcc :, é possível sugerir o recurso sem soar como um idiota. A editora sênior da CNET, Lori Grunin, recomenda uma resposta gentil como: "Não acho que você quisesse enviar isso para todos. Você sabia que poderia ocultar endereços com Bcc:?".

3. E-mails emocionais ou embriagados

Enviar um e-mail quando você está excessivamente emocional ou inebriado pode voltar para assombrá-lo. Para os usuários do Gmail que acham que você escreve seus melhores e-mails depois de algumas bebidas, considere ativar o Mail Goggles no Labs. Se você está sóbrio o suficiente para responder algumas perguntas de matemática, então você está pronto para ir. Todos nós podemos nos beneficiar de algumas práticas recomendadas de e-mails emocionais: quando você sentir o desejo de enviar um e-mail emocional, vá em frente e escreva-o para liberar alguma energia. Salve o e-mail como rascunho e espere 24 horas antes de pressionar Enviar. É provável que você edite seu e-mail original de forma significativa ou exclua-o completamente. E você ficará feliz que esperou.

4. TODOS OS TAMPÕES

Essa dica de etiqueta realmente se aplica a tudo na Internet. Escrever em letras maiúsculas aparece como gritar e ninguém quer ser gritado. Além disso, é difícil ler algo escrito em letras maiúsculas. O Google queria tanto livrar o mundo de todas as tampas, que omitiam totalmente a tecla Caps Lock nos Chromebooks.

5. Verifique o preenchimento automático do endereço

O preenchimento automático pode ser muito útil, mas você já enviou um e-mail para Ed, Jen ou Bob errados? Certifique-se de que o preenchimento automático preencheu o destinatário certo antes de pressionar Enviar.

6. Não confie apenas na correcção ortográfica

Seu navegador ou aplicativo de e-mail pode fazer um bom trabalho na verificação de erros ortográficos, mas você deve sempre revisar seus e-mails quanto à gramática. Você também tem a opção de copiar seu e-mail para o Microsoft Word, ou similar, executando uma verificação gramatical e, em seguida, colando-o novamente em seu programa de e-mail.

7. Emoticons e taquigrafia na Internet

Os emoticons são fofos e podem ajudar a transmitir humor, tristeza, choque ou outras emoções que podem ser difíceis de perceber. No entanto, incluí-los em e-mails comerciais provavelmente não é uma boa ideia. Se ficar claro que a troca está tomando um tom mais casual e a outra pessoa está usando-a livremente, vá em frente, mas não pontue cada frase com um sorriso. O mesmo vale para a taquigrafia na Internet, como LOL, ROTFL e OMG.

8. Encadear segmentos de email

Os e-mails de um lado para o outro podem levar a uma longa trilha de e-mails sendo encaminhados e respondidos. Considere reduzi-los aos últimos e-mails. Um e-mail gigante parece bagunçado e pode fazer o leitor se sentir sobrecarregado. Você também quer evitar que o thread seja encaminhado acidentalmente para alguém que não deveria estar a par de algumas das trocas anteriores.

9. Desfazer (Gmail)

Se você é um usuário do Gmail, um recurso extremamente útil é o recurso Desfazer. Você pode desfazer exclusões, arquivos, etiquetas e muito mais, mas o mais útil é Desfazer Envio. Desfazer é sua última linha de defesa contra muitos dos erros listados acima. Ative-o em Configurações, em Labs. Em seguida, vá para Configurações gerais e defina o período de cancelamento para 5, 10, 20 ou 30 segundos. Se você não for usuário do Gmail, considere preencher o campo Para: antes de enviar o item. Isso ajudará você a evitar o envio do e-mail acidentalmente. Se você é um usuário Mac, confira as dicas do Topher Kessler sobre como evitar e-mails acidentais com o OS X Mail.

É isso aí. Se você gostaria de compartilhar qualquer boa história de e-mail snafu, por favor poste nos comentários abaixo.