Você não tem tempo para analisar as centenas de opiniões de especialistas sobre como refrear uma caixa de entrada em fuga. É por isso que fiz a triagem para você.

Enquanto eu trabalhava em cerca de uma dúzia dessas estratégias para aumentar a produtividade do email, surgiu um tema: Mantenha-o breve.

Com esse espírito e sem mais demora, aqui estão as principais sugestões de gurus de produtividade para evitar o consumo de tempo por e-mail.

Não deixe sua caixa de entrada definir sua agenda

Eu sou uma daquelas pessoas que visitam sua caixa de entrada antes de eu tomar meu café ou abrir um jornal pela manhã (lembre-se de jornais?). É por isso que a primeira dica oferecida por Audrey Thomas, do OrganizedAudrey.com, me fez dar uma volta. Espere uma hora no seu dia de trabalho antes de verificar seu e-mail.

Como muitos de nós se comunicam com pessoas muito além do nosso fuso horário, essa sugestão será difícil de seguir. No entanto, a última das 10 dicas de Audrey é uma que eu sinceramente endosso (com uma qualificação): desative todas as notificações por e-mail. Afinal, quem é o chefe, você ou sua caixa de entrada?

A qualificação é que você pode configurar alertas para mensagens recebidas de pessoas que possam realmente enviar uma mensagem urgente. Nesse caso, você pode criar uma regra que o avise via mensagem de texto quando receber mensagens dessa pessoa (explicarei esse processo em uma postagem futura) ou use um serviço como AwayFind.

Eu descrevi como usar AwayFind em um post de novembro de 2012 intitulado "Como silenciar notificações em smartphones e tablets" (vá até o final da postagem para obter informações sobre o aplicativo). AwayFind custa US $ 5 por mês para uma conta de e-mail e US $ 15 por mês para até cinco contas; as contas pessoal e profissional vêm com avaliações gratuitas de 30 dias.

Regra de cinco frases economiza seu tempo e deles

Assim como há pessoas que amam o som de sua própria voz, muitos de nós acreditam que os destinatários de nossas mensagens encontram nossa prosa de e-mail fascinante. Não tão. Stephanie Vozza, do empreendedor, chama a regra de e-mail de cinco frases de "salva-vidas de produtividade".

Vozza recomenda colocar um postscript na parte inferior de suas mensagens que diz "Para economizar seu tempo e o meu, estou limitando todas as minhas respostas a cinco sentenças ou menos". Na verdade, a regra de cinco frases não se aplica apenas às respostas. Vozza cita o empreendedor serial Guy Kawasaki: "Menos de cinco sentenças é muitas vezes abrupta e grosseira, mais de cinco sentenças perdem tempo".

Kawasaki acredita que os e-mails devem responder a cinco perguntas: quem você é, o que você quer, por que você está perguntando, por que o destinatário deve fazer o que você está pedindo e qual é o próximo passo. A única exceção à regra de cinco frases é quando você está elogiando alguém. Então Kawasaki sugere que você "continue o quanto quiser".

TLAs podem ser RTSs (poupadores em tempo real)

Uma das melhores maneiras de transmitir sua mensagem em menos tempo é encapsulá-la na linha de assunto com os TLAs (acrônimos de três letras). Les McKeown da Inc. "disseca" a linha de assunto do e-mail em "Chave para produtividade de e-mail? Melhores linhas de assunto".

Quando uma resposta de duas ou três palavras for suficiente, ou simplesmente para acusar o recebimento de uma mensagem, você pode responder sem a mensagem original e iniciar a linha de assunto com "Entendi; fará (eom)" indicar o destinatário. t abrir a mensagem. Além de "eom" (fim da mensagem), McKeown sugere vários outros TLAs de assunto: NRR (sem necessidade de resposta), S / N (pergunta sim / não), RB [T] (resposta de uma hora / data definida ), AB [T] (ação por uma hora / data definida) e PYR (por sua solicitação), o que para mim parece óbvio demais, e talvez até um pouco sarcástico.

Para arquivar ou não arquivar?

Muitos especialistas em produtividade de e-mail insistem em certificar-se de que sua caixa de entrada esteja vazia no final de cada dia de trabalho. Adoto a abordagem oposta: minha caixa de entrada é meu arquivo de mensagens pesquisáveis. No entanto, reconheço prontamente os benefícios de um sistema de armazenamento de correio organizado.

A chave para tal sistema é criar pastas nas quais você coloca mensagens com base em vários critérios. George Kao, da Medium.com, criou um sistema de e-mail de sete categorias que alega acomodar todas as mensagens que você provavelmente receberá.

Do ponto de vista da produtividade, a mais importante das sete categorias de Kao é a primeira: não há necessidade de responder ou ler, o que para mim é igual a "excluir". As outras categorias são arquivadas, resposta opcional, leitura opcional, resposta obrigatória hoje, resposta obrigatória depois e acompanhamento. Kao ressalta que algumas dessas categorias exigirão subcategorias.

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Se sete categorias de correspondência são demais para você, Susan Adams, da Forbes, recomenda a abordagem de gerenciamento de correspondência "com três sabores" do especialista em produtividade Mark Hurst: irrelevante, relevante, mas não acionável e acionável.

Na primeira categoria são spam e mensagens "responder a todos", que Hurst diz que você deve excluir imediatamente. Mail na segunda categoria deve ser arquivado, de acordo com Hurst. Isso deixa apenas as mensagens a que Hurst se refere como "trabalho", que ele recomenda que você mude para uma pasta "a fazer".

Anos atrás, um gerente de escritório experiente me disse que a chave para o gerenciamento de arquivos em papel era lidar com cada arquivo quantas vezes fosse necessário, e de preferência apenas uma vez. Mover seu e-mail para fora da sua caixa de entrada e para uma pasta que você acessará mais tarde adiciona uma etapa ao seu gerenciamento de e-mail. Mas se uma caixa de entrada vazia for sua meta, o sistema de Hurst é o mais simples e direto possível.

Outro artigo da Forbes publicado esta semana e escrito por Cathie Ericson oferece 5 maneiras de assumir o controle de sua caixa de entrada de e-mail. A Ericson cita Marsha Egan da InboxDetox.com como recomendando que você verifique seu e-mail apenas três vezes por dia: logo pela manhã, depois do almoço e perto do final do dia de trabalho. Se necessário, diz Egan, você pode adicionar verificações de e-mail no meio da manhã e no meio da tarde.

Egan também recomenda que você evite abrir seu aplicativo de e-mail quando estiver "em fuga", porque deseja esperar até que tenha tempo para responder deliberadamente. Além disso, ela adverte contra a leitura da sua caixa de entrada pouco antes de dormir, porque olhar para um monitor brilhante pode evitar que você adormeça rapidamente.

Pense antes de responder ou não responda de forma alguma

Vários especialistas em e-mail avisam para responder imediatamente às mensagens, se você não precisar. Como aponta George Kao, da Medium.com, "a distância cria perspectiva".

Considere também que, para algumas mensagens, o e-mail pode não ser o meio mais eficaz. Quando você se depara com a regra das cinco frases, talvez seja hora de pegar o telefone ou, se a pessoa estiver por perto, passar pessoalmente para entregar sua mensagem. Por outro lado, uma mensagem de texto pode ser melhor para notas curtas que precisam ser lidas ou respondidas imediatamente.

Embora não se relacione diretamente com a produtividade, outra dica repetida pelos especialistas em e-mail é manter o tom de sua mensagem "positivo e amigável". Tal como acontece com todas as comunicações eletrônicas, a ironia e outras tentativas de humor muitas vezes caem sem a devida inflexão de voz ou gestos e expressões em pessoa. Essa é outra razão para pensar em pegar o telefone ou parar para entregar sua mensagem em carne e osso.