A Microsoft divulgou ontem a prévia de seu novo serviço de e-mail baseado em navegador, o Outlook.com. Destinado a eventualmente substituir o Hotmail cada vez mais antiquado, o serviço gratuito traz uma interface de usuário minimalista, mídia social e integração Skydrive e uma série de recursos. Como eu disse no meu First Take, é uma ótima alternativa para o Gmail e definitivamente vale a pena mudar para usuários existentes do Hotmail ou do Live.com. Na verdade, mais de um milhão de usuários já se inscreveram.

Para ser útil em qualquer lugar, um serviço de e-mail deve oferecer várias maneiras de organizar suas mensagens. E, felizmente, o Outlook.com abrange todos os conceitos básicos e muito mais. Abaixo, discutirei cinco maneiras de gerenciar suas mensagens e manter sua caixa de entrada limpa e organizada.

1. Ações Instantâneas

Quando você passa o mouse sobre um e-mail, três ícones cinza aparecem entre o nome do remetente e o campo do assunto. Esses controles "Ação Instantânea" permitem excluir uma mensagem, marcá-la como não lida ou sinalizá-la para revisão (a última ação a move para o topo da sua caixa de entrada). Você pode executar as mesmas ações com a barra Comandos na parte superior da tela, mas os ícones da Ação Instantânea economizam alguns cliques. Além disso, ao ocultar os ícones até que você precise deles, a Microsoft mantém a interface limpa e livre de desordem. Se desejar, você pode adicionar mais ícones no menu Configurações, incluindo mover a mensagem para uma pasta e marcá-la como lixo eletrônico. Tome nota, porém, que você pode ver apenas três ícones ao mesmo tempo.

O uso de mouse sobre o nome do remetente mostra um menu pop-up com comandos para enviar um e-mail ao contato, agendar uma limpeza (ver a última etapa), localizar todos os e-mails do remetente, movê-las ou excluí-las completamente . Embora oficialmente o menu não seja um recurso "Ação Instantânea", é outra maneira de organizar uma mensagem sem usar a barra Comandos.

2. Categorias de pastas e visualização rápida

O recurso Pastas do Outlook.com é semelhante ao dos outros serviços de e-mail populares. Quando você move um arquivo para uma pasta, ele o remove da caixa de entrada, como se você pegasse um arquivo em papel da sua mesa e o armazenasse em uma gaveta. Você pode adicionar e-mails a uma pasta arrastando e soltando ou selecionando o e-mail e usando o menu Mover para na barra de comandos. As pastas padrão incluem Lixo Eletrônico, Enviados e Rascunhos, mas você pode criar quantas pastas desejar.

Categorias funcionam de forma diferente. Em vez de agir como pastas separadas, as categorias são formas de classificar as mensagens pelo seu conteúdo. Assim, mesmo quando você atribui uma mensagem a uma categoria, ela permanecerá na sua caixa de entrada. Clicar em uma categoria, no entanto, mostra apenas as mensagens atribuídas a ela.

A Microsoft adicionou categorias padrão para mensagens com anexos e aquelas com um número de rastreamento de envio. Quando essas mensagens chegarem, o Outlook.com as detectará e as marcará automaticamente com a categoria apropriada. Como com as pastas, você pode criar suas próprias categorias, embora só possa atribuir categorias selecionando a mensagem e usando o menu suspenso na barra Comandos. Arrastar e soltar não é uma opção.

3. Regras e filtros

Assim como no Gmail, você pode criar regras com base no nome ou endereço do remetente, no campo "Para" ou "CC", no campo Assunto ou se a mensagem tiver anexos. Em seguida, você pode informar ao Outlook.com para movê-los automaticamente para uma pasta, sinalizá-los em sua caixa de entrada, encaminhá-los para um novo endereço de email, adicionar ou remover uma categoria ou excluí-los completamente. Para acessar o menu Regras, clique no menu Varredura na barra Comandos e escolha Gerenciar regras.

Você pode gerenciar suas mensagens recebidas pelo remetente na opção Remetentes seguros e bloqueados do menu Configurações. As opções incluem designar quais remetentes são "seguros" (para que as mensagens não sejam marcadas como lixo eletrônico), quais listas de discussão são seguras e quais remetentes devem ser bloqueados completamente. Os e-mails de um remetente da sua lista de bloqueados serão excluídos.

4. Lixo eletrônico

Use uma conta de e-mail por tempo suficiente e o spam começará a entrar. E, em pouco tempo, pode se tornar uma inundação. Como deveria, o Outlook.com oferece algumas ferramentas para gerenciamento de lixo eletrônico, sendo que o primeiro é acessível a partir da barra de Comandos. Clicar na opção Lixo eletrônico exibirá opções para marcar a mensagem como Lixo Eletrônico, informar um golpe de phishing ou alertar a Microsoft se você suspeitar que a conta de um amigo foi invadida. Se você marcar uma mensagem como lixo acidentalmente, poderá reverter a ação na sua pasta Lixo eletrônico. Esse é um recurso necessário, pois as mensagens futuras desse remetente serão excluídas.

No menu Configurações, existem mais ferramentas para o gerenciamento de lixo eletrônico. Basta clicar na opção Filtros e relatórios para definir filtros de lixo eletrônico, decidir se deseja denunciar o lixo eletrônico à Microsoft ou bloquear o conteúdo de todos os remetentes desconhecidos.

5. Varra e programe a limpeza

Embora nenhuma vassoura esteja envolvida, você pode varrer sua caixa de entrada usando o menu suspenso na barra Comandos. Aqui você pode mover todas as mensagens de um remetente ou excluí-las como um grupo.

No mesmo menu, o recurso de limpeza de agendamento traz opções adicionais, como manter apenas as mensagens recentes de um remetente ou excluir qualquer coisa com mais de 3, 10, 30 ou 60 dias. Ou, se preferir, você pode mover as mensagens mais antigas para uma pasta específica.