À medida que sua caixa de entrada de e-mail é preenchida, pode ser difícil distinguir as mensagens importantes daquelas que você pode ler mais tarde - se for o caso. Uma forma de ajudar a identificar e-mails pessoais de pessoas impessoais é pelo número de destinatários. Ao destacar mensagens enviadas apenas para você, é menos provável que você perca mensagens que exigem atenção imediata.

Em novembro passado, descrevi como mesclar várias contas de email e organizá-las usando filtros e rótulos. Isso pode ajudar a direcionar mensagens menos importantes para fora da sua caixa de entrada e para pastas que você pode ler em seu próprio ritmo.

Mas nem todas as mensagens não filtradas são endereçadas pessoalmente a você. A formatação condicional do Microsoft Outlook 2010 e os "indicadores de nível pessoal" do Gmail ajudam você a perceber essas mensagens personalizadas, indicando rapidamente se o seu é o endereço único no campo Para: ou se o email foi enviado para vários destinatários.

Alterar a aparência do email endereçado pessoalmente no Outlook 2010

Você pode usar o recurso Formatação Condicional do Outlook 2010 para alterar a aparência de mensagens que atendem a características específicas. Para acessar o recurso, clique na guia Exibir na faixa de opções, selecione Visualizar configurações na extremidade esquerda da faixa de opções e escolha Formatação condicional na caixa de diálogo Configurações de exibição avançada.

Clique em Adicionar para criar uma nova regra, dê um nome à regra (como "Somente para mim") e escolha o botão Condição. Na caixa de diálogo Filtrar, marque "Onde estou" e selecione "a única pessoa na linha Para" no menu suspenso à direita. Clique em OK para criar o filtro.

De volta à caixa de diálogo Formatação condicional, destaque a nova regra (se já não estiver). Em seguida, clique no botão Fonte e escolha um tipo, tamanho e cor de fonte que facilitarão a identificação de mensagens que atendam à regra que você acabou de criar. Para mim, uma cor distinta (marrom) faz o truque.

Clique em OK duas vezes para fechar as caixas de diálogo e retornar à sua caixa de entrada, onde as mensagens "somente para mim" aparecerão no formato que você acabou de especificar. Você pode criar outras regras de formatação condicional para identificar mensagens em que seu endereço aparece no campo Cc ou no campo Para com outras pessoas. No entanto, achei suficiente codificar em cores apenas um tipo de mensagem para evitar ter que lembrar o que várias cores ou formatação indicam.

Dê a mensagens do Gmail um indicador pessoal

É fácil ver mensagens pessoais rapidamente no Gmail quando você ativa os indicadores de nível pessoal do serviço. Esse recurso coloca uma única divisa à esquerda dos assuntos da mensagem em sua caixa de entrada para indicar as mensagens enviadas para o seu endereço, em vez de uma lista de distribuição, e uma divisa dupla ao lado dos assuntos das mensagens enviadas apenas para o seu endereço.

Para ver os indicadores de nível pessoal do Gmail, clique em Configurações na parte superior direita da janela principal do Gmail, escolha a guia Geral (provavelmente é a visualização padrão) e vá até "Indicadores de nível pessoal", que aparece logo abaixo da opção Assinatura. Selecione "Mostrar indicadores" e clique no botão Salvar alterações na parte inferior da janela.

As divisas aparecem dentro do indicador "Importante" do Gmail, que pretende destacar mensagens prioritárias com base nas próprias regras do Gmail. Passe o cursor sobre o indicador para ver o motivo do Gmail para marcar a mensagem como importante.

Os critérios incluem mensagens enviadas diretamente para você, as palavras nas mensagens, as pessoas na conversa, sua tendência a ler mensagens com esse rótulo ou (meu favorito) de acordo com "nosso molho mágico". Posso pegar batatas fritas com isso?