Embora as grandes capacidades de armazenamento dos provedores de e-mail tornem a necessidade de gerenciar menos problemas de armazenamento nos dias de hoje, há ocasiões em que as pessoas ainda podem ter limites de armazenamento ou precisar limpar milhares de mensagens que estão bagunçando suas caixas de entrada. Isso pode ser especialmente verdadeiro se o plano de armazenamento mudar para um nível menor, como é o caso do plano básico de armazenamento iCloud da Apple para pessoas que fizeram a transição do MobileMe.

Se precisar liberar mensagens de email para liberar espaço em sua caixa de entrada, você poderá fazê-lo manualmente clicando primeiro na coluna Tamanho do Mail para classificar suas mensagens por tamanho (incluindo anexos) e, em seguida, excluindo-as ou movendo-as progressivamente para uma caixa de correio local para liberar espaço na sua conta.

A segunda abordagem é arquivar suas mensagens e depois excluí-las da sua caixa de entrada, o que pode ser feito clicando-se com o botão direito do mouse na caixa de correio, Exportar caixa de correio e excluindo suas mensagens antigas depois de salvar a caixa de correio. Alternativamente, você pode arquivar suas mensagens selecionando uma ou mais (ou clicar em uma mensagem na lista e pressionar Command-A para selecionar todas) e clicar com o botão direito do mouse ou clicar com o botão direito na seleção e selecionar Arquivar no menu contextual, que deve compactá-los e movê-los para uma caixa de correio de arquivo no seu Mac.

A última abordagem é arquivar manualmente suas mensagens usando uma regra de Email que moverá mensagens antigas para uma caixa de correio local, o que removerá as mensagens da sua conta on-line e as armazenará localmente no seu Mac. Essa abordagem é semelhante ao arquivamento, com a exceção de que permite personalizar tipos de mensagens para arquivamento e onde armazená-las, em vez de usar uma caixa de correio de arquivamento específica. Para isso, primeiro crie uma nova caixa de correio (chame-a de "Old Mail", "Archive" ou algo semelhante) e verifique se ela foi criada no local do On My Mac. Em seguida, vá para as preferências do Mail e crie uma nova regra (chame de "Old Items" ou algo similar). Em seguida, altere a condição para "se todas as condições a seguir forem atendidas" e defina as condições para suas mensagens arquivadas.

Embora você possa escolher qualquer condição que atenda às suas necessidades, uma configuração que funcione bem é arquivar mensagens com mais de uma semana ou um mês. Para fazer isso, escolha Cada mensagem como uma entrada de condição e, em seguida, escolha Data de recebimento como a segunda condição e defina-a para o período de tempo específico (ou seja, maior que 30 dias). Em seguida, selecione Mover Mensagem na seção Ações e escolha a caixa de correio recém-criada no seu Mac para movê-la.

Quando terminar, salve a regra clicando em OK; Agora você pode arquivar qualquer seleção de mensagens de email executando a regra nela. A única ressalva a esta abordagem é que as regras são executadas automaticamente em novas mensagens; Portanto, para que essa regra funcione em mensagens existentes, você precisará invocá-la manualmente em uma seleção de mensagens. Para fazer isso para todas as mensagens em uma caixa de correio, escolha uma caixa de correio e pressione Command-A para selecionar todas as mensagens nela, escolhendo Apply Rules no menu Messages (ou pressione Option-Command-L) e qualquer uma que tenha mais de A queda no período de tempo especificado da regra deve ser movida da caixa de correio atual para a caixa de correio de arquivo morto especificada.