A empresa para a qual trabalho baseia-se nos modelos do Microsoft Word para criar todo o tipo de documentos, desde cartas de uma página a relatórios com várias centenas de páginas. Os modelos nos permitem garantir que todos os documentos que enviamos a clientes e parceiros compartilhem uma aparência semelhante.

Um dos modelos mais usados ​​em nossa coleção é uma carta de várias páginas que mostra a data no topo da primeira página, logo abaixo do logotipo da empresa, bem como no cabeçalho das páginas subseqüentes. Infelizmente, as letras geralmente são compostas vários dias antes de serem enviadas, e a data de envio muda frequentemente. Além disso, as cartas às vezes são enviadas em datas diferentes da data oficial "enviada". É por isso que não podemos adicionar um campo às letras que exibem a data atual.

Embora os autores geralmente se lembrem de alterar a data na primeira página da carta, eles quase sempre esquecem de fazer a mesma alteração na data no cabeçalho das páginas seguintes. A solução foi adicionar um campo de formulário de texto à primeira página da carta que os autores usam para inserir a data de envio da carta e, em seguida, colocar uma referência cruzada ao campo de texto no cabeçalho das páginas subseqüentes.

Campos de formulário Word facilitam a repetição de texto

Na verdade, é mais fácil inserir texto uma vez e repetir em outros documentos do Word 2003 do que fazer o mesmo no Word 2007 e 2010. Isso ocorre porque a Microsoft dificultou o acesso ao botão do campo de formulário de texto nas versões mais recentes. da palavra. Tudo em nome da ergonomia, tenho certeza.

No Word 2003, abra o modelo ao qual você deseja adicionar o texto de repetição. Certifique-se de que a barra de ferramentas Formulários esteja visível clicando em Exibir> Barras de ferramentas> Formulários. Em seguida, coloque o cursor onde você deseja que o texto de repetição apareça e escolha o botão do campo de formulário de texto na barra de ferramentas Formulários. (É o botão "ab" na extrema esquerda da barra de ferramentas.)

Uma caixa cinza aparece com cinco círculos pequenos lado a lado. Clique na caixa para adicionar um texto curto e descritivo, como "Digite a data de envio". Clique duas vezes na caixa para abrir a caixa de diálogo Opções do campo de formulário de texto. As pessoas que usam o modelo digitarão o texto que desejam repetir na caixa "Texto padrão". Por enquanto, mantenha esse campo em branco, mas insira uma cadeia de texto descritiva e curta no campo Favoritos na parte inferior esquerda da caixa de diálogo (sem espaços ou pontuação permitidos). Quando terminar, clique em OK para fechar a caixa de diálogo e retornar ao modelo.

Para que o texto inserido pelos autores no campo de formulário de texto apareça em outro lugar no documento, adicione uma referência cruzada ao campo onde quer que o texto repetido apareça. Como expliquei acima, a empresa para a qual trabalho precisa da data em que os autores entram na primeira página para aparecer no cabeçalho da segunda e de todas as páginas seguintes do documento.

O primeiro passo para adicionar essa referência cruzada é criar uma quebra de seção para impedir que as informações de cabeçalho apareçam na primeira página do documento. Coloque o cursor no final da primeira página, clique em Insert> Break e escolha Next Page em Section Breaks. Clique duas vezes no cabeçalho da segunda página e desmarque Vincular ao anterior. A tag Same as Previous desaparecerá.

Em seguida, clique no cabeçalho onde você deseja que o texto de repetição apareça e escolha Inserir> Referência> Referência cruzada. Na caixa de diálogo Referência cruzada, escolha Marcador no menu suspenso Tipo de referência e selecione o marcador que você acabou de criar na lista de marcadores que aparece perto da parte inferior da janela.

Quando eles usam o modelo para criar um documento, qualquer texto inserido no campo de formulário de texto na primeira página aparecerá no cabeçalho da segunda página e nas páginas subseqüentes (ou onde quer que você coloque a referência cruzada). Os autores simplesmente clicam duas vezes no campo de texto para abrir a caixa de diálogo Opções do campo de formulário de texto, inserir o texto que desejam repetir na caixa "Texto padrão" e clicar em OK.

Depois de salvar e reabrir o documento, esse texto será exibido na caixa de texto, bem como em todos os locais marcados como favoritos no documento. Para ver o texto imediatamente, use a opção Visualizar impressão sem realmente imprimir o arquivo.

Repetir texto automaticamente é mais complicado no Word 2007 e 2010

Espero que o processo de adição dessas referências cruzadas seja mais fácil nas versões mais recentes do Word, mas isso exige várias etapas adicionais no Word 2007 e 2010. Primeiro, você precisa garantir que a faixa de opções do Desenvolvedor esteja visível; está oculto por padrão. Para reexibir, clique em Arquivo> Opções> Personalizar Faixa de Opções e verifique Desenvolvedor nas Guias Principais no lado direito da janela Opções do Word.

Quando a faixa Desenvolvedor estiver ativada, escolha-a e selecione o botão Ferramentas herdadas na seção Controles da faixa de opções. Na caixa suspensa exibida, selecione o ícone Campo de formulário de texto na extremidade esquerda da linha superior. A partir deste ponto, os passos para adicionar o campo de texto marcado e referências cruzadas são quase idênticos aos descritos acima para o Word 2003.

Observe que o campo de texto e as referências cruzadas parecem diferentes no modelo do Word 2007 e 2010 do que no modelo do Word 2003. Além disso, você cria uma quebra de seção nas duas versões mais recentes do Word (para impedir que o texto repetido apareça no cabeçalho da primeira página do documento) clicando na faixa de Opções de layout de página, escolhendo quebras e selecionando próxima página em quebras de seção.