Os scanners pesquisáveis podem ser seus melhores amigos nesta temporada de impostos

Se você é do tipo de pessoa que joga todos os seus recibos em uma caixa de sapatos e depois lamenta profundamente quando a temporada de impostos chega (como eu!), Você pode querer obter um scanner pesquisável.

Scanners pesquisáveis são, bem, scanners, mas eles têm alguns talentos especiais. Eles podem digitalizar uma pilha inteira de recibos e outros documentos automaticamente. Depois de digitalizar um documento, essas ferramentas de home office transformam as informações em um arquivo PDF pesquisável e as colocam em uma pasta do computador para facilitar a localização posterior quando você está pagando impostos.

Recursos para procurar

Existem muitas marcas diferentes de scanners pesquisáveis no mercado, mas há alguns recursos que você deve procurar:

Sem fio é o melhor. Isso permite que você coloque o scanner em qualquer lugar em seu escritório em casa sem um rastro de cabos inestéticos.
Escolha um scanner alimentado por folhas que tenha um alimentador automático de documentos (ADF) porque ninguém quer digitalizar cada documento manualmente. Muitos scanners pesquisáveis - como o Xerox DocuMate 3220 Sheet Scanner - podem alimentar e digitalizar automaticamente até 50 documentos.
Verifique a classificação do ciclo de serviço. Esse é o número de verificações que um dispositivo pode fazer em um dia. Alguns scanners têm um ciclo de trabalho de cerca de 1.000 digitalizações, enquanto outros podem atingir 2.500 digitalizações.
Certifique-se de que suporta vários tamanhos de documentos. Os recibos são fornecidos em todos os tamanhos, por isso é importante encontrar um scanner que não apenas alimente papéis A4, A5, A6, B5, B6, carta e ofício, mas também opções de alimentação para cartões de visita e tamanhos personalizados.
Verifique os recursos do telefone. Alguns scanners, como o ScanSnap iX500 Colour Duplex Scanner, podem enviar digitalizações sem fio para o telefone.
Certifique-se de que o scanner tenha digitalização duplex, o que significa que ele pode capturar os dois lados de um documento ao mesmo tempo. Esse recurso economizará muito tempo.

O que fazer se você tiver um scanner regular

Se você já tem um scanner regular e não quer comprar outro gadget, aqui estão algumas boas notícias. Você pode tornar seus documentos PDF comuns pesquisáveis alterando as configurações do seu scanner para que ele salve documentos em formato PDF.

Em seguida, baixe a versão de assinatura do Adobe Acrobat Reader DC (US $ 15, £ 15 ou AU $ 22 por mês) e use a opção Aprimorar no menu Ferramentas . Se você tiver uma versão mais antiga do Acrobat, poderá usar essas instruções para criar PDFs pesquisáveis.

Atualização, 5 de março : Este artigo foi originalmente publicado em 19 de janeiro de 2016 e foi atualizado.