Quando uma empresa está apenas começando e seus fundadores precisam preencher alguns buracos administrativos de maneira barata, aplicativos Web simples podem preencher o vazio. Os aplicativos que vamos examinar aqui nem sempre são bons para grandes organizações; na verdade, vários são projetados especificamente para empresas menores que precisam de soluções simples, porém robustas, para as necessidades comerciais comuns.

Gerenciar projetos com o Basecamp

Quando uma empresa começa a atender vários clientes, ela precisa gerenciar a logística e garantir que os funcionários estejam fazendo o que é esperado deles. É aí que entra o Basecamp.

O Basecamp não é apenas um simples coordenador de projetos on-line, é o melhor de seu tipo na Web. Depois de se inscrever, você pode começar imediatamente a criar projetos e compartilhá-los com os funcionários. O site apresenta a criação de listas de tarefas, a capacidade de compartilhar arquivos, acompanhar o andamento do projeto, acompanhar o tempo para ver quais funcionários estão trabalhando no projeto e muito mais. Basicamente, o Basecamp fornece um serviço de gerenciamento de projetos de ponta a ponta que permite que você veja o desempenho da sua empresa em todas as etapas do processo.

Criar e monitorar projetos no Basecamp não poderia ser mais fácil. Mas o Basecamp não é gratuito. Sua edição Basic custa US $ 24 por mês e permite que os usuários criem e acompanhem 15 projetos ao mesmo tempo e armazenem até 3 GB de dados. Os planos sobem daí para US $ 149 por mês, o que permite um número ilimitado de projetos, 50 GB de armazenamento e rastreamento de tempo (os outros planos não oferecem rastreamento de tempo). Se você está procurando por algo simples e eficaz na gestão de seus projetos, o Basecamp vale o dinheiro.

Tire todas as suas notas com o Evernote

Chegar ao negócio de tomar notas e categorizá-las é difícil e consome muito tempo. O Evernote é uma ótima ferramenta para empreendedores que desejam manter todas as suas anotações visuais e de texto organizadas.

O Evernote vem em dois sabores - grátis e premium. A versão gratuita permite que você faça anotações, tire fotos e capture páginas da Web com a ajuda de um PC ou Mac. Assim que estiver pronto, você pode carregá-los para o servidor do Evernote, que realiza um OCR rudimentar nas suas imagens, facilitando a localização quando você faz uma pesquisa. A versão premium, que custa US $ 5 por mês, oferece 500MB de armazenamento mensal (a versão gratuita tem apenas 40MB de armazenamento), melhores recursos de segurança e a capacidade de sincronizar qualquer tipo de arquivo com outros computadores ou telefones celulares.

O Evernote funciona muito bem. Eu uso para fazer anotações e, de tempos em tempos, faço upload de áudio e fotos e, em poucos minutos, os dados são categorizados com base nas informações incluídas. Por exemplo, se eu pesquisar "Windows XP", na minha conta do Evernote, ele exibe imediatamente todos os arquivos de texto e clipes de áudio que mencionam o Windows XP. Estou constantemente espantado com a facilidade de encontrar minhas anotações confusas.

Para o mundo dos negócios, o Evernote é uma ferramenta ideal. Isso torna simples manter as atas de reuniões e, se você quiser gravar as chamadas de conferência para avaliação posterior, pode usar o Evernote para ajudá-lo a movimentar sua memória. Em essência, o Evernote é outro assistente administrativo no escritório. A única diferença é que é grátis se você não precisar de suporte completo, ou US $ 5 por mês, se você quiser todos os recursos. Para uma empresa que quer garantir que tudo o que faz é bem organizado, isso não é nada.

FreshBooks para faturamento

Há muitos serviços de faturamento na Web e cada um oferece seu próprio mix de usabilidade e aplicabilidade a um negócio. Mas se você está procurando algo simples que facilite o monitoramento de seus ciclos de faturamento, o FreshBooks é um bom lugar para começar.

O FreshBooks simplifica o gerenciamento de clientes, projetos e, o mais importante, faturas. A ferramenta gera faturas recorrentes e cobra automaticamente os clientes. Melhor ainda, é relativamente acessível: você não pode pagar nada se precisar de faturamento básico ou pagar até US $ 149 por mês, se quiser que mais funcionários acessem a conta.

Quando comecei a usar o FreshBooks, sabendo de todos os recursos que ele oferece, eu esperava grandes coisas da ferramenta. E felizmente fiquei satisfeito. Além de poder importar e exportar para arquivos QuickBooks e CSV, a ferramenta se integra automaticamente às soluções de processamento de pagamentos, como o PayPal, e seu design torna a conclusão de suas tarefas de faturamento rápida e fácil. Na verdade, descobri que podia criar faturas e enviá-las aos clientes em muito menos tempo do que desenvolver faturas rudimentares no Word e enviá-las aos clientes dessa maneira.

Onde FreshBooks realmente brilha está em seu rastreamento. Se você estiver usando um sistema bruto para faturamento, provavelmente terá algum problema para lembrar quando ou se foi pago. O FreshBooks elimina esse problema e fornece um painel de menu mostrando pagamentos pendentes e pagamentos históricos para que você saiba quando o dinheiro está chegando. E, se estiver preocupado com a aparência da sua fatura, você pode personalizá-la da maneira que quiser e até inserir o logotipo da sua empresa.

O FreshBooks é uma ótima ferramenta de faturamento que eu realmente gosto mais do que o recurso embutido no QuickBooks. O FreshBooks é simples, acessível e, o mais importante, é útil.

Acompanhe os funcionários com o InOut Board

Você quer saber quando seus funcionários estão entrando no escritório? Você quer saber quando eles estão saindo à noite? Se assim for, não procure mais do que a versão online do InOut Board.

O InOut Board acompanha o status dos funcionários (estejam ou não no escritório), presença, calendários e até mesmo mensagens telefônicas com a ajuda de um agente de rastreamento gratuito baseado no Windows. A ferramenta também inclui uma plataforma de mensagens instantâneas para toda a empresa, para que os funcionários da sua empresa possam conversar uns com os outros sem usar serviços como o AIM ou o Google Talk.

Depois de implantado, o InOut Board permitirá que você adicione funcionários ao sistema e comece a rastrear seu status. Quando os funcionários entram no escritório pela manhã, eles podem informar a hora em que chegaram e usar o InOut Board para atualizar constantemente o sistema sobre o que está acontecendo no dia. Os gerentes também podem rastrear secretamente o status dos funcionários para se certificar de que estão trabalhando e não estão fazendo coisas que não devem fazer enquanto estão no escritório. Nós não amamos esse recurso.

O InOut Board é uma ferramenta de rastreamento ideal para uma pequena empresa, pois é leve e fornece as informações básicas exigidas pelos gerentes. A versão on-line é gratuita por 30 dias e, se você decidir usá-la, precisará pagar US $ 9, 95 por mês para 10 licenças de usuário ou até US $ 349.95 por mês para 2.000 licenças de usuário.

Atualmente para comunicação do empregado

Atualmente é, por falta de uma analogia melhor, Twitter com grupos, para empresas. Achamos que é o melhor dos produtos "Twitter do trabalho".

Atualmente, fornece às empresas as ferramentas necessárias para criar suas próprias redes de microblog no escritório e permite que os gerentes separem todos os usuários em grupos. Em outras palavras, as empresas podem colocar a administração em um grupo e os funcionários de nível inferior em outros, de modo que as discussões possam ser realizadas entre os membros, sem a preocupação de que funcionários indesejados entrem.

Uma vez que seja implantado no escritório, os funcionários que se inscreverem para ele serão automaticamente transferidos para seus grupos designados. Eles podem conversar em um fórum público, fazer amizade com outros funcionários e desfrutar de uma experiência em toda a empresa que é semelhante ao Twitter. Nos meus testes, criar grupos e conversar com outras pessoas era simples e a implantação não poderia ser mais fácil: os usuários precisam se inscrever, participar da respectiva conta corporativa e estão prontos para usar.

Mas ao contrário do Twitter, atualmente não é necessariamente livre. Se você quiser seu conjunto de recursos mais simples, atualmente não vai custar-lhe um centavo. Mas se você está procurando por recursos administrativos avançados e a capacidade de instalar atualmente na sua infraestrutura de rede local, a empresa cobra US $ 1 por usuário por mês.

Shoeboxed para todos os seus recibos

Um dos aspectos mais importantes da administração de um negócio é acompanhar os recibos, para que você possa ter certeza de que, no tempo do imposto, está preparado para arquivar retornos precisos. E o Shoeboxed ajudará você a fazer exatamente isso.

Shoeboxed é único neste roundup porque requer algo que os outros não fazem: alguma ação offline. Para usar o serviço, você precisará enviar recibos ou cartões de visita para a empresa via correio tradicional. Assim que a empresa recebe seus recibos, ela os digitaliza em sua conta e os disponibiliza para você on-line, para que você não os perca de vista. É uma idéia legal e que você não deve esquecer se tiver dificuldade em lembrar onde você coloca cada recibo.

Mas fica melhor. Nas últimas semanas, a Shoeboxed assinou acordos com empresas como Evernote, FreshBooks e outras que permitem que você vincule suas duas contas e envie seus recibos diretamente para os serviços mencionados anteriormente. Mandei alguns recibos para a FreshBooks pela Shoeboxed e percebi que, em termos de contabilidade, era uma maneira ideal de monitorar minha operação.

Como os outros, o Shoeboxed oferece uma versão gratuita se você quiser menos funcionalidade e anúncios, mas essa não é realmente a melhor opção. A empresa também oferece versões light, classic e business, com preço de US $ 9, 95, US $ 19, 95 e US $ 49, 95, respectivamente. Cada um oferece os mesmos recursos mencionados acima, mas diferem com base no limite do número de recibos que a empresa digitalizará. Eu uso a versão de US $ 19, 95, já que é a mais útil para mim. Se você tem uma grande empresa, talvez queira considerar usar a versão de US $ 49, 95.