O temido botão "Responder a tudo" ligou para outra vítima na semana passada quando um comandante do Departamento de Polícia de Los Angeles pediu a seus policiais que prendessem alguém pela venda ilegal de coelhinhos menores para que o departamento não recebesse um "olho roxo" meios de comunicação.

Como Ana Garcia relata para a NBC Southern California, o comandante não percebeu que sua resposta a um policial de LAPD também foi enviada ao produtor de notícias de TV que solicitou informações sobre a falta de detenções por crueldade contra os animais meses depois que o departamento alegou estar reprimindo a prática.

Ao contrário de muitas baixas de Responder a Todos, o comandante recebeu o apoio de seu chefe, o chefe da LAPD, Charlie Beck, que disse que o comandante estava apenas alocando recursos.

Não, este não é um desenho de Looney Tunes estrelado por Bugs Bunny como o repórter intrépido e Elmer Fudd como o comandante da polícia sitiada. Soa como um.

Infelizmente, as respostas inadvertidas a todos geralmente não são nada para se rir. Em janeiro passado, Ruth Graham relatou sobre o Grindstone sobre uma mulher que perdeu o emprego depois de se vangloriar de uma demissão de um empresário antipático em uma resposta que ela pensou estar indo para apenas um punhado de colegas de trabalho, mas que na verdade foi enviada para todos na empresa.

Algum recurso de computador único causou mais sofrimento do que Responder a todos? Algumas organizações foram tão longe a ponto de desabilitar ambas as funções de responder tudo e encaminhar em seus sistemas de correio - pelo menos para mensagens selecionadas.

Os usuários do Microsoft Outlook podem evitar respostas acidentais a todos, ocultando o botão Responder a todos (que é chamado de Responder a Todos no Outlook 2003 e 2007). Eles também podem definir o Outlook para atrasar as mensagens que eles enviam para dar-se alguns segundos ou minutos para pegar seus erros de resposta.

Talvez a defesa mais eficaz contra respostas de coberturas acidentais seja usar o complemento gratuito TuneReplyAll para o Outlook 2010 que gera um aviso no qual você precisa clicar antes de responder a todos os destinatários de uma mensagem.

Evite respostas acidentais a todos removendo o botão da barra de ferramentas ou da faixa do Outlook

O dia de trabalho é muitas vezes uma série interminável de distrações. Com tantas pessoas, programas e atividades competindo por nossa atenção no trabalho, não é de admirar que às vezes cliquemos no botão errado.

A maneira mais simples de evitar respostas inadvertidas a todos é remover a opção Responder a Todos da barra de ferramentas padrão no Outlook 2003 e 2007 e Responder a Todos na faixa de opções do Outlook 2010. Fazer isso nos dois primeiros programas é fácil; o mesmo não pode ser dito para remover Responder a Todos da faixa de opções do Outlook 2010.

No Outlook 2003 e 2007, pressione a tecla Alt e arraste o botão Responder a Todos da barra de ferramentas ou clique na seta para baixo na extremidade direita da barra de ferramentas, escolha Adicionar ou Remover Botões, selecione Padrão e desmarque Responder a Todos. Observe que você precisa concluir as etapas na janela principal do Outlook e na janela de mensagens do Outlook.

Para personalizar a faixa de opções do Outlook 2010 para que o botão Responder a todos seja separado das outras opções de resposta, siga as etapas descritas por William Zhou no site do Office TechCenter:

Clique na guia Arquivo, escolha Opções e selecione Personalizar Faixa de Opções.

Escolha Responder no painel direito e clique em Remover.

Clique em Novo Grupo duas vezes. Renomeie o primeiro grupo novo (personalizado) como "Responder (personalizado)" e o segundo como "Responder a todos (personalizado)".

Na parte superior do painel esquerdo, clique em Guias Principais de "Escolher comandos de".

No painel esquerdo, expanda Início (Mail) e Responder.

No painel direito, selecione Responder (personalizado).

Adicione os comandos "Postar resposta", "Responder", "Avançar", "Reunião", "IM" e "Mais" do quadro à esquerda para Responder (Personalizado) no painel direito, um por um.

No painel direito, escolha "Responder a todos (personalizado)".

Adicione o comando Responder a todos para "Responder a todos (personalizado)".

Selecione "Responder a todos (Personalizar)" e use o botão Para baixo para movê-lo para "Envio / Recebimento (IMAP / POP)".

Clique OK.

Você pode alterar as etapas acima para eliminar o botão Responder a tudo, criando apenas um novo grupo chamado Responder (personalizado), que não possui a opção Responder a todos. Nas três versões do Outlook, você ainda pode responder a todos pressionando Ctrl-Shift-R ou clicando em Ações> Responder a Todos no Outlook 2003 e 2007.

Em dezembro passado, Rob Lightner, da CNET, descreveu o add-on gratuito NoReplyAll da Microsoft para o Outlook 2010, que permite ao remetente de uma mensagem desabilitar as funções Responder a Todos e Encaminhar para a mensagem. Como Rob explica, o programa inclui um recurso que permite desabilitar a resposta de todas as mensagens recebidas.

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Infelizmente, o complemento funciona apenas para destinatários no mesmo domínio do Exchange. Da mesma forma, o recurso de recuperação de mensagens enviadas do Outlook funciona somente com contas do Exchange; o site de suporte do Outlook explica como a recuperação de mensagens funciona no Outlook 2003.

O Gmail oferece a você uma chance melhor de cancelar uma resposta inadvertida a todos usando o recurso Desfazer envio do serviço. Para ativá-lo, clique no ícone de roda dentada no canto superior direito da janela principal do Gmail, escolha Configurações e, na guia Geral, marque Ativar a opção Desfazer envio. Clique no botão Salvar alterações na parte inferior das configurações para ativar a opção.

(Se você não vir a opção Desfazer envio, clique na guia Labs e ative-a aqui.)

Infelizmente, o período máximo de cancelamento é de apenas 30 segundos (as outras três opções são 5, 10 e 20 segundos). Em muitos casos, meio minuto é tempo suficiente para perceber que você escolheu a opção de resposta errada e evitar ter alguma 'splainin' para fazer.

Definir o Outlook para atrasar todas as mensagens enviadas

Você pode adicionar um recurso de atraso de mensagem ao Outlook criando uma regra que limita automaticamente os emails enviados para determinados endereços ou para todos os destinatários. Em abril de 2008, descrevi como criar uma regra de atraso de envio no Outlook 2003 e 2007.

O processo de criação de regras é o mesmo no Outlook 2010, embora as etapas para abrir o assistente de regras sejam diferentes: clique em Arquivo> Informações> Gerenciar Regras e Alertas para executar o procedimento de criação de regras nesse programa.

Programa gratuito adiciona um alerta "responder a todos" ao Outlook

Muito do luto causado por respostas acidentais a todos poderia ser evitado por um automático "Você realmente quer?" confirmação. Sim, percebo o quão agravante pode ser ter que clicar em tais avisos quando você está com pressa para chegar ao final do seu dia de trabalho. Quando bombardeados com alertas pop-up, as pessoas geralmente clicam neles sem prestar atenção a eles.

Mas esta é a sua segurança no trabalho que estamos falando aqui. Se você decidir que o risco de sua mensagem chegar às pessoas erradas é maior do que a necessidade de envio rápido, baixe e instale o complemento gratuito TuneReplyAll do IvaSoft para o Outlook 2010.

Depois de instalar o programa no seu PC, você deve habilitá-lo manualmente através das Opções Suplementares do Outlook 2010. Clique em Arquivo> Opções> Suplementos e selecione TuneReplyAll na lista de suplementos. Escolha o botão Add-in Options. As opções do programa são mostradas na guia TuneReplyAll.

Depois que o suplemento é habilitado, um aviso é exibido quando você escolhe Responder a todos, perguntando se você realmente deseja que todos os destinatários da mensagem recebam sua resposta. O botão Não é selecionado por padrão, então pressionar Enter cancela a ação responder a todos. Você precisa clicar no botão Sim para confirmar a resposta para todos (ou pressione Tab e depois Enter).

TuneReplyAll também permite que você exclua seu próprio endereço ao responder a todos. Você pode definir o programa para adicionar seu endereço automaticamente no campo Para :, Cc: ou Cco: de todas as mensagens de saída. Eu testei o programa em um PC autônomo (não faz parte de um domínio do Exchange) e funcionou como anunciado.

O outro lado da equação reply-all é a capacidade de responder a todos os destinatários da mensagem por padrão. O Gmail Labs costumava oferecer uma opção Responder a todos, que parece ter sido removida, pelo menos a ferramenta não estava disponível na minha conta do Gmail.

As empresas parecem estar se movendo na direção oposta: para desabilitar as respostas para todos, como Mike Rosenwald relatou no mês passado na Businessweek.com.

De acordo com funcionários de organizações que desativaram a resposta, todos os seus sistemas de e-mail, o recurso definitivamente não é perdido.