Poucos recursos em seu computador são mais valiosos para sua vida profissional do que sua lista de contatos. Infelizmente, os contatos também estão entre os ativos mais difíceis de manter.

Recentemente, um leitor chamado Alan fez esta pergunta:

Eu e meus dois associados usamos o Microsoft Outlook para nossos contatos de vendas. No momento, mantemos três bancos de dados de contatos separados. Gostaríamos de mesclar nossos bancos de dados em um que todos os três de nós possam acessar, modificar e atualizar conforme necessário. Existe um processo / software que você pode recomendar para realizar isso?

Se você não se importar com a abordagem manual, o Outlook permite exportar seus contatos como um arquivo PST que seus colegas de trabalho podem importar para suas contas do Outlook. Cada usuário ainda tem sua própria lista de contatos separada que outros usuários podem acessar de seu perfil do Outlook, portanto, não há sincronização real acontecendo.

Naturalmente, as mudanças que cada pessoa faz em sua lista de contatos não serão aparentes para os outros usuários até que o arquivo PST tenha sido reexportado com as informações atualizadas e, em seguida, reimportado por cada um dos outros usuários. A sincronização automática de uma única lista de contatos entre vários usuários do Outlook (sem um servidor Exchange, é claro) requer um programa como o ShareO de US $ 35 da 4Team, disponível em uma versão de avaliação gratuita de 14 dias de função limitada.

O ShareO permite compartilhar e sincronizar qualquer pasta do Outlook sem usar um servidor Exchange. O programa funciona com todas as versões do Outlook de 2000 a 2010, mas é executado apenas em PCs com Windows. A empresa também oferece o programa $ 25 ShareContacts, que sincroniza apenas os contatos do Outlook. Eu testei o ShareO mais completo.

A abordagem de exportação / importação para compartilhar contatos do Outlook

Os três PCs no meu escritório em casa têm três versões diferentes do Outlook instaladas. O PC workhorse executa o Outlook 2003 e tem 414 contatos, o sistema de backup usa o Outlook 2007 e tem apenas 42 entradas em sua lista de contatos, e o PC de teste tem uma instalação padrão do Outlook 2010 com zero contatos.

Demorou apenas alguns minutos para exportar os contatos no laborioso como um arquivo PST do Outlook e importar o arquivo para os PCs de backup e teste. Para exportar contatos do Outlook 2003 e 2007, clique em Arquivo> Importar e Exportar. No Outlook 2010, clique em Arquivo> Abrir> Importar. Nas três versões, selecione "Exportar para um arquivo" em "Escolha uma ação para executar" no Assistente para importação e exportação e clique em Avançar.

Em "Criar um tipo de arquivo", selecione arquivo de pastas particulares (.pst) ou arquivo de dados do Outlook (.pst), dependendo da sua versão do Outlook e clique em Avançar. Escolha sua pasta Contatos em "Selecionar uma pasta para exportar", marque ou desmarque "Incluir subpastas", se necessário, e escolha Próximo novamente.

Dê ao arquivo um nome exclusivo, clique no botão Procurar e escolha um local para armazenar seu arquivo de contatos exportados (ou aceite o local padrão que o Outlook escolhe para você). A opção de substituir duplicatas por itens exportados é escolhida por padrão. Você pode optar por permitir duplicatas ou excluir entradas duplicadas do arquivo exportado. Finalmente, clique em Concluir.

Para importar os contatos para outra conta do Outlook, faça login na conta e escolha Arquivo> Importar e exportar (Outlook 2003 e 2007) ou Arquivo> Abrir> Importar (Outlook 2010). Selecione "Importar de outro programa ou arquivo" em Escolha uma ação para executar e clique em Avançar. Clique em arquivo de pastas particulares (.pst) ou arquivo de dados do Outlook (.pst), dependendo da sua versão do Outlook e clique em Avançar.

Na janela "Arquivo para importar", clique em Navegar e navegue até o arquivo PST que você exportou na etapa anterior. Escolha a pasta Contatos, marque "Incluir subpastas", se necessário, selecione "Importar itens para a pasta atual" e clique em Concluir.

Outlook add-on sincroniza listas de contatos compartilhados

O processo manual de importação e exportação de contatos (e outras pastas de dados do Outlook) é suficiente para um único usuário que simplesmente deseja acessar a mesma lista de contatos em vários perfis do Outlook, mas não atende às necessidades de duas ou mais pessoas que desejam combinar seus bancos de dados de contatos separados em um único repositório sem usar um servidor Exchange.

O add-on ShareO do Outlook promete sincronizar várias pastas de contatos (e outras pastas do Outlook) entre um grupo de usuários. Eu testei o programa compartilhando uma pasta de contatos com mais de 400 entradas entre três perfis do Outlook usando o Outlook 2003, 2007 e 2010, respectivamente. O programa também permite compartilhar e sincronizar e-mails, calendários, tarefas e outras pastas do Outlook, mas eu testei apenas com contatos.

Depois de baixar e instalar o complemento, ele coloca uma opção ShareO no menu principal no Outlook 2003 e na faixa de opções do Outlook 2007 e 2010.

Para exportar seus contatos para outro perfil do Outlook, selecione a pasta Contatos (ou qualquer outra pasta que você queira compartilhar) e clique em Compartilhar no menu ShareO para abrir o assistente de compartilhamento do programa. Clique no botão de adição e insira o nome do destinatário e o endereço de e-mail ou selecione a entrada da pessoa na lista, se você já tiver compartilhado com ela anteriormente, e clique em Avançar.

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Na próxima tela, verifique os itens que você deseja compartilhar e clique em Avançar novamente. (Observe que os filtros do ShareO para restringir os itens que você compartilha não funcionam na versão de teste.) Selecione a opção de compartilhamento avançado para acessar mais controles de compartilhamento. Depois de percorrer o assistente, clique em Concluir para iniciar a exportação da pasta.

Dependendo do tamanho da pasta, pode levar vários minutos para que as informações sejam empacotadas e entregues. Quando o destinatário (que também deve ter o ShareO instalado) recebe a pasta, ele é instruído a selecionar um destino para ele, ou ele pode rejeitar a pasta. O programa identifica entradas duplicadas e coloca possíveis conflitos em uma pasta separada para sua revisão.

O destinatário também é alertado sobre a presença de entradas duplicadas e tem a opção de visualizar e resolver os conflitos. Para sincronizar uma pasta compartilhada, basta clicar no botão Sincronizar no menu ShareO. O ShareO permite criar pastas compartilhadas que podem ser visualizadas por pessoas que não têm o ShareO instalado. Eu não testei esse recurso.

Você pode impedir que itens particulares sejam compartilhados e, de outra forma, personalizar as informações compartilhadas com outras pessoas. Ao compartilhar calendários, você pode indicar horários livres e ocupados sem precisar fornecer detalhes, por exemplo (esse é outro recurso do programa que eu não testei). O add-on também permite compartilhar arquivos e pastas através de pastas compartilhadas públicas ou privadas, criptografar os dados que você compartilha e restringir o acesso aos dados por usuário.

Os usuários ocasionais do Outlook podem não justificar gastar US $ 35 para cada PC com o qual você deseja compartilhar e sincronizar dados, mas para Alan e seus colegas de trabalho, o ShareO pode ser uma alternativa de baixo custo para instalar e manter um servidor Exchange simplesmente para compartilhar e sincronizar as pastas do Outlook.

Observe que o 4Team também faz o programa $ 60 Sync2 que sincroniza dados entre o Outlook e o Google Calendars e Contatos.